راهنما
چطور هزینهها و رسیدهای کسب‌وکار را با پیام پیگیری کنید
به Pally بسپارید رسیدها را در Gmail یا Outlook متصل‌شده شما پیدا کند و هر رسید جدید را به آدرس ایمیل دفترداری شما بفرستد. هر وقت بگویید، می‌تواند هزینه را هم در ابزار مدیریت هزینه شما ثبت کند. برای رسیدهای کاغذی، یک رشته پیام یا آدرس اختصاصی برای ثبت داشته باشید و نام فروشنده، تاریخ، مبلغ، هدف کاری، دستهبندی و عکس را آنجا نگه دارید.
تطبیق هفتگی با تراکنش‌های کارت و بانک، رسیدهای جاافتاده و موارد تکراری را مشخص می‌کند. پیام فقط راه جمع‌آوری اطلاعات است؛ سیستم حسابداری شما همچنان مرجع مالی برای دفاتر و امور مالیاتی باقی می‌ماند.
یک روش کاربردی
چه کار کنید
اطلاعات ضروری را انتخاب کنید
حداقل اطلاعاتی را که مسئول دفترداری شما نیاز دارد مشخص کنید: فروشنده، تاریخ، مبلغ، هدف کاری، دستهبندی، حساب پرداخت و رسید. این قالب را به‌صورت میان‌بر متنی ذخیره کنید تا ثبت اطلاعات چند ثانیه بیشتر طول نکشد. به‌جای کپی کردن یک الگوی عمومی، از حسابدارتان بپرسید کدام جزئیات برای نحوه محاسبه مالیات شما مهم است.
همان موقع خرید ثبت کنید
پیش از ترک صندوق یا صفحه پرداخت، جزئیات و یک عکس واضح از رسید بفرستید. رسیدهای ایمیلی را بازفرستید و هدف مشخصی مثل «لوازم کارگاه مشتریان» بنویسید، نه «مواد». اگر رسیدی ندارید، به‌جای تکیه بر تراکنش کارت، نبود رسید را مشخص کنید.
اطلاعات را وارد دفاتر کنید
طبق برنامه‌ای ثابت، هزینه‌های جمع‌آوری‌شده را به ابزار حسابداری یا مدیریت هزینه‌ای که همین حالا استفاده می‌کنید منتقل کنید. رسید را پیوست کنید، هدف کاری را نگه دارید و حساب و دستهبندی را بررسی کنید. پیام مرحله جمع‌آوری است؛ اصلاحات و گزارش‌ها باید در دفتر حسابها انجام شوند.
هر هفته تطبیق دهید
فهرست ثبت‌شده را با تراکنش‌های کارت و حساب بانکی کسب‌وکار مقایسه کنید. پرداخت‌های بدون رسید، ثبت‌های بدون تراکنش، موارد تکراری، بازپرداخت‌ها و خریدهای شخصی را پیدا کنید و فهرست کوتاهی از موارد نیازمند بررسی برای مسئول دفترداری بفرستید. حتی رسیدی که درست بازفرستاده شده ممکن است دستهبندی اشتباهی داشته باشد؛ همین بررسی است که سیستم را قابل‌اتکا می‌کند.
گزینه Pally
Pally چطور کمک می‌کند
Pally رسیدها را در Gmail یا Outlook متصل‌شده پیدا می‌کند و موارد جدید را به آدرس ایمیل دفترداری شما می‌فرستد. می‌تواند رسید مرتبط را پیدا کند، اطلاعات هزینه را در ابزار مدیریت هزینه شما پر کند و هر وقت بگویید آن را ارسال کند.
نگهدار رسیدها
رسیدها خودکار ارسال می‌شوند، مرتب کنار هم می‌مانند و درست وقتی لازمشان دارید پیدا می‌شوند.
مشاهده دستورثبت هزینه
از رسید مچاله تا هزینه ثبت‌شده: Pally رسید را پیدا و گزارش هزینه را ثبت می‌کند.
مشاهده دستورمرور هفتگی هزینهها
یک پیام یکشنبه: چقدر خرج کردید، کجا خرج شد و چه چیزی غیرعادی است.
مشاهده دستورگزینهها
ابزارهای دیگری که مردم استفاده می‌کنند
جایگزین‌های قابل‌قبول، از جمله گزینه‌هایی که با Pally قابلیت‌های مشترک دارند.
Expensify
Expensify مناسب کسب‌وکارهایی است که می‌خواهند ثبت رسید و گزارش هزینهها را در یک ابزار تخصصی مدیریت هزینه انجام دهند.
همچنان به ثبت دقیق هدف کاری و دستهبندیها و تطبیق منظم با حساب‌های مالی نیاز دارید.
QuickBooks
QuickBooks مناسب صاحبان کسب‌وکاری است که می‌خواهند هزینهها و رسیدها کنار سوابق حسابداری مورد استفاده مسئول دفترداری‌شان نگهداری شوند.
وقتی پشت میز نیستید، ثبت خرید ممکن است از فرستادن یک پیام پردردسرتر باشد.
Ramp
Ramp مناسب کسب‌وکارهایی است که می‌خواهند تراکنش‌های کارت، رسیدها و بررسی هزینهها در یک سیستم مدیریت مخارج کسب‌وکار به هم وصل باشند.
وقتی هزینهها از قبل از طریق فرایند و حساب‌های شرکتی پشتیبانی‌شده انجام می‌شوند، بهترین عملکرد را دارد.
پرسش‌ها
پرسش‌های متداول
آیا یک رشته پیام برای دفترداری کافی است؟
نه. از پیام برای ثبت سریع استفاده کنید، بعد اطلاعات تأییدشده و رسید را در سیستم حسابداری یا مدیریت هزینه‌ای قرار دهید که دفاتر شما در آن نگهداری می‌شود.
اگر رسید فقط کاغذی باشد چه کنم؟
از تمام رسید در نور مناسب عکس بگیرید و مطمئن شوید نام فروشنده، تاریخ، اقلام، مبلغ کل و جزئیات پرداخت خوانا هستند. هر وقت حسابدار یا مقررات شما لازم می‌داند، نسخه کاغذی را نگه دارید.
دستهبندی هزینهها را چطور انتخاب کنم؟
از فهرست حسابها و دستورالعملی استفاده کنید که حسابدار یا مسئول دفترداری شما تأیید کرده است. یکدست بودن دستهبندیها مهمتر از ساختن یک عنوان بسیار خاص برای هر خرید است.
به خواندن ادامه دهید