Bələdçi
Gələnlər qutusunda ilişib qalmadan e-poçtlarla necə məşğul olmaq olar
Gələnlər qutusuna canlı axın kimi baxmağı dayandırın. Oradan çıxmağın ən etibarlı yolu vacib olanların sizə gətirilməsidir: Pally qoşulmuş Gmail və Outlook hesablarındakı məktubları vacibliyinə görə ayırır, diqqət tələb edənləri mesajla bildirir və təsdiqlədiyiniz cavabları öz hesabınızdan göndərir. Köməkçi olmadan e-poçtları planlaşdırılmış iki və ya üç vaxt aralığında işləyin, gözlənilən məktubları əsas görünüşə çatmazdan əvvəl süzgəcdən keçirin və əsl iş tələb edən mesajları tapşırıqlara çevirin.
Hər vaxt aralığında lazımsız məktubları silin və ya arxivləyin, qısa cavablar göndərin, məsul şəxsi aydın olan işləri həvalə edin və daha uzun işləri e-poçtdan kənarda qeyd edin. Vaxt bitəndə mesajlar qalsa belə gələnlər qutusunu bağlayın.
Praktik yanaşma
Nə etməli
Sabit işləmə vaxtları seçin
E-poçtları işləmək üçün gündə iki və ya üç vaxt seçin, məsələn, səhərin ortası, nahardan sonra və işi bitirməzdən əvvəl. İşiniz imkan verirsə, bu aralıqlar arasında nişanları və bannerləri söndürün, təcili hallar üçün insanlara başqa əlaqə yolu verin. Bəzi məktublar bir neçə saat gözləyir, diqqətinizi cəmlədiyiniz vaxt isə bölünmür.
Vacib məktublar üçün kiçik görünüş yaradın
Əsas insanlardan gələn məktublar, fəal layihələr və yalnız sizə göndərilən mesajlar üçün görünüş yaradın. Xəbər bülletenlərini, qəbzləri və böyük paylama siyahılarından gələn məktubları süzgəclə buradan çıxarın. Hansı kateqoriyaya aid olduğu aydın olan göndərənlərdən başlayın, çünki süzgəclər bəzən faydalı məktubları səhv yerə yönəldir, süzgəclənmiş qovluqları isə hər həftə gözdən keçirin.
Dörd seçimdən istifadə edin
Hər mesaj üçün dörd seçimdən birini edin: arxivləyin, cavab verin, həvalə edin və ya tapşırığa çevirin. Ayrılmış vaxtda qısa cavabları göndərin, həvalə olunan işləri isə məsul şəxs və son tarixlə yönləndirin. Qeyri-müəyyən xatırlatma kimi saxlanılan oxunmamış məktublar gələnlər qutusuna etibar etməyi çətinləşdirir.
Daha qısa cavablar yazın
İlk cümlədə suala cavab verin, növbəti addımı bildirin və vaxt vacibdirsə tarix əlavə edin. Təkrarlanan istəklər üçün şablonlardan istifadə edin və detalları uyğunlaşdırın. Yalnız üslubun və ya düzgün qərarın vacib olduğu hallara əlavə vaxt ayırın.
E-poçtu layihə işindən ayırın
Mesaj təhlil, sənəd və ya çoxmərhələli qərar tələb edirsə, onu son tarix və növbəti addımla tapşırıq siyahınıza əlavə edin və aldığınızı təsdiqləyin. Sonra e-poçtu arxivləyin. İş artıq gələnlər qutusunda aşağı düşmək əvəzinə digər öhdəliklərinizin yanında yer alır.
Hər vaxt aralığını şüurlu şəkildə bitirin
Ayrılmış vaxt bitəndə və ya vacib məktublar görünüşü boşalanda dayanın. Növbəti dəfə üçün ən köhnə və ya ən riskli açıq işi qeyd edin, vərəqi bağlayın və planlaşdırdığınız işə qayıdın. Gərgin həftədə gələnlər qutusunu sıfırlamağa çalışmaq işin özünə lazım olan vaxtı alır.
Pally seçimi
Pally necə kömək edir
Pally vacib məktubları gələnlər qutusundan kənarda sizə çatdıra bilər. O, qoşduğunuz Gmail və Outlook hesablarındakı məktubları vacibliyinə görə ayırır, diqqət tələb edənlərin xülasəsini verir və yazışma əsasında cavab qaralamaları hazırlayır. "Göndər" deyin və cavab öz hesabınızdan göndərilsin. Planlaşdırılmış səhər xülasəsi təcili e-poçtları təqviminiz və açıq öhdəliklərinizlə birləşdirə bilər.
Çeşidlənmiş gələnlər qutusu
Diqqətinizi nəyin tələb etdiyini soruşun. Pally bütün mesajları oxuyur, vacib olanları seçir və cavablandırır.
Reseptə baxınE-poçt yenilikləri
Həftəsonu uzaqda olursunuz, qayıdanda 126 oxunmamış məktub var. Pally hamısını oxuyur və vacib olanları dörd sətirdə çatdırır.
Reseptə baxınSəhər xülasəsi
Vacib məqamları əhatə edən qısa səhər xülasəsi: gününüz, gələnlər qutunuz və görəcəyinizi dediyiniz işlər.
Reseptə baxınDostcasına təkid
Daim təxirə saldığınız işi Pally-yə tapşırın. Nə özü unudacaq, nə də unutmağınıza imkan verəcək.
Reseptə baxınSeçimlər
İnsanların istifadə etdiyi digər alətlər
Pally ilə ortaq funksiyaları olanlar da daxil olmaqla, münasib alternativlər.
Gmail
Gmail tanış gələnlər qutusunda süzgəclər, etiketlər, vacib məktub görünüşləri, şablonlar və təxirə salma istəyən insanlara uyğundur.
Sistem yalnız qaydaları müəyyən etsəniz və ayrılmış vaxtlardan kənarda yoxlamaqdan çəkinsəniz işləyir.
Superhuman
Superhuman çoxlu e-poçt işləyən və klaviatura ilə idarə olunan gələnlər qutusu iş axınına dəyər verən insanlara uyğundur.
Daha sürətli interfeys hansı öhdəliklərin vaxtınıza layiq olduğuna qərar vermir və böyük işləri sizin yerinizə e-poçtdan kənara çıxarmır.
Outlook
Outlook eyni iş mühitində qaydalar, kateqoriyalar, bayraqlar və təqvimə çıxış istəyən Microsoft 365 istifadəçilərinə uyğundur.
Onun çoxsaylı idarəetmə imkanlarını qurmaq vaxt aparır və mürəkkəb qovluq sistemi idarə edilməli daha bir gələnlər qutusuna çevrilə bilər.
Carly
Carly dəstəklədiyi kanallarda e-poçt, təqvim və həvalə olunan işlər üçün köməkçi istəyən insanlara uyğundur.
O, işləri xidməti vasitəsilə həvalə etməyinizi tələb edir və gələnlər qutusundakı hansı işin vaxtınıza layiq olduğuna qərar verməyinizi əvəz etmir.
Martin
Martin e-poçt qaralamaları, etiketlər, təqvim və mesajla əlaqə imkanı olan köməkçi istəyən insanlara uyğundur.
Onun səs rejimi, bildirişləri və parametrləri iOS tətbiqinə əsaslanır.
Pally və Martin məhsullarını müqayisə edinSuallar
Tez-tez verilən suallar
Gündə neçə dəfə e-poçtu yoxlamalıyam?
Bir çox iş üçün iki və ya üç işləmə aralığı kifayətdir. Müştəri dəstəyi, əməliyyatlar və ya fəal sövdələşmələr daha qısa fasilələr tələb edə bilər, amma hər yoxlamanın yenə də aydın məqsədi və bitmə vaxtı olmalıdır.
Gələnlər qutusunu tam boşaltmalıyam?
Xeyr. Sizə vacib məktubların etibarlı görünüşü və gələnlər qutusundan çıxarılmış iş üçün aydın bir yer lazımdır. Boş gələnlər qutusu yalnız onu belə saxlamağın yükü verdiyi aydınlığın faydasından az olduqda yararlıdır.
İşləyərkən e-poçt açıq qalmalıdır?
Gələn məktublar tapşırığın bir hissəsi deyilsə, diqqət tələb edən iş zamanı onu bağlayın. İnsanlara ayrıca təcili əlaqə kanalı verin ki, e-poçt ani mesajlaşma kimi işləməli olmasın.
Saatlarla iş tələb edən e-poçtla nə etməliyəm?
Lazım olanda aldığınızı təsdiqləyin, növbəti addım və son tarixlə tapşırıq yaradın, orijinal mesaja keçid əlavə edin. İşi digər prioritetlərinizlə yanaşı planlaşdırın, sonra e-poçtu arxivləyin və ya qovluğa yerləşdirin.
Oxumağa davam edin