Hướng dẫn
Cách theo dõi chi tiêu và hóa đơn không cần ứng dụng quản lý ngân sách
Pally có thể lưu sổ chi tiêu mà không cần ứng dụng quản lý ngân sách: tìm email hóa đơn trong Gmail hoặc Outlook đã kết nối, nộp thông tin chi phí trên các trang được hỗ trợ và nhắn bạn bản tổng kết chi tiêu hằng tuần nếu bạn liên kết tài khoản ngân hàng ở chế độ chỉ đọc. Nếu làm thủ công, hãy gom mọi hóa đơn vào một nơi có thể tìm kiếm và ghi từng khoản chi vào sổ nhỏ với ngày, bên bán, số tiền, danh mục, phương thức thanh toán và liên kết hóa đơn. Kiểm tra sổ vào một ngày cố định mỗi tuần và đối chiếu với giao dịch ngân hàng hoặc thẻ.
Cách này giúp bạn có sổ ghi chép rõ ràng mà không phải duy trì một ứng dụng quản lý ngân sách đầy đủ. Bạn vẫn phải tự ghi các khoản mua bằng tiền mặt và đối soát những khoản thiếu hóa đơn, nên việc kiểm tra hằng tuần chính là phần giữ cho sổ đáng tin cậy.
Cách tiếp cận thực tế
Những việc cần làm
Chọn một nơi nhận hóa đơn
Chọn một chỗ lưu hóa đơn, như nhãn email hoặc thư mục đám mây bạn có thể truy cập bằng điện thoại. Tự động chuyển hóa đơn qua email vào đó và chụp hóa đơn giấy ngay. Đặt tên tệp theo ngày, bên bán và số tiền, nếu không thư mục lại thành một đống lộn xộn.
Giữ sổ chi tiêu gọn nhẹ
Dùng bảng tính hoặc ghi chú, mỗi khoản chi một dòng: ngày, bên bán, số tiền, danh mục, phương thức thanh toán và liên kết hóa đơn. Chỉ thêm dấu đánh dấu khoản được hoàn trả hoặc liên quan đến thuế nếu cần. Mỗi trường thông tin thêm vào đều khiến việc ghi chép chậm hơn, nên chỉ thêm khi nó giúp trả lời một câu hỏi bạn thường gặp.
Ghi lại ngay khi mua
Lưu từng hóa đơn qua email trước khi đóng thư, và ghi lại các khoản có hóa đơn giấy, trả tiền mặt hoặc thanh toán giữa cá nhân khi bạn còn nhớ rõ mục đích. Nếu khó làm ngay, cứ gom tất cả vào nơi nhận hóa đơn rồi dành một khoảng thời gian ngắn để xử lý một lượt. Các khoản tiền mặt và khoản mua chung nhỏ là những thứ dễ bị quên nhất.
Đối soát mỗi tuần
Mỗi tuần một lần, đối chiếu sổ với mọi thẻ, tài khoản ngân hàng và ứng dụng thanh toán bạn đã dùng. Bổ sung khoản còn thiếu, đánh dấu khoản trùng hoặc lạ, và xác nhận các khoản cần hoàn trả đều có hóa đơn. Kiểm tra hằng tuần tốt hơn việc dựng lại cả tháng từ sao kê cũ.
Lưu trữ theo kỳ phù hợp
Cuối tháng, lưu một bản sao sổ chi tiêu và chuyển hóa đơn của tháng đó vào thư mục có tên cùng kỳ. Sao lưu những hồ sơ bạn cần cho việc hoàn trả chi phí, kế toán, bảo hành hoặc thuế theo quy định áp dụng cho bạn.
Lựa chọn Pally
Pally giúp bạn thế nào
Pally có thể quản lý hóa đơn gửi đến Gmail hoặc Outlook của bạn. Pally có thể tìm và chuyển tiếp email hóa đơn, tìm hóa đơn khớp với mô tả bên bán hoặc ảnh, rồi nộp thông tin chi phí trên trang web được hỗ trợ qua trình duyệt bảo mật của mình, hoặc dừng ở màn hình cuối nếu bạn muốn kiểm tra trước. Tài khoản ngân hàng được liên kết cũng có thể hỗ trợ giải đáp câu hỏi về tiền ở chế độ chỉ đọc và gửi bản tổng kết chi tiêu theo lịch.
Lưu biên lai
Biên lai tự chuyển tiếp, được lưu gọn gàng và xuất hiện ngay khi bạn cần.
Xem công thứcKhai chi phí
Từ biên lai nhàu nát đến báo cáo chi phí đã nộp: Pally tìm biên lai và nộp báo cáo giúp bạn.
Xem công thứcTổng kết chi tiêu hằng tuần
Một tin nhắn mỗi Chủ nhật: bạn đã chi bao nhiêu, chi vào đâu và có gì bất thường.
Xem công thứcCác lựa chọn
Những công cụ khác mọi người dùng
Các lựa chọn thay thế được đánh giá công bằng, kể cả những công cụ có chức năng trùng với Pally.
Google Sheets
Google Sheets phù hợp với người muốn có sổ chi tiêu dễ tìm kiếm, có thể cập nhật từ điện thoại hoặc máy tính.
Mọi giao dịch và liên kết hóa đơn vẫn cần được nhập tay đều đặn hoặc xử lý bằng một quy trình tự động hóa riêng.
Apple Notes
Apple Notes phù hợp với người dùng Apple muốn quét hóa đơn giấy và duy trì sổ ghi chép đơn giản.
Lưu vào thư mục ghi chú rất dễ, nhưng bạn phải tự tính tổng và lập báo cáo theo danh mục.
Expensify
Expensify phù hợp với người chủ yếu cần lưu hóa đơn và lập báo cáo chi phí cho công việc hoặc để được hoàn trả.
Quy trình chi phí của Expensify có thể nhiều bước hơn mức bạn cần cho một sổ chi tiêu cá nhân đơn giản.
Câu hỏi
Câu hỏi thường gặp
Cần ghi tối thiểu những thông tin gì cho một khoản chi?
Ghi ngày, bên bán, số tiền, danh mục, phương thức thanh toán và nơi lưu hóa đơn. Thêm mục đích công việc hoặc trạng thái hoàn trả khi khoản chi cần những thông tin đó.
Nên làm gì khi thiếu hóa đơn?
Tìm trong email và tài khoản của bạn trên trang bên bán, rồi xin bên bán một bản sao nếu cần. Đánh dấu khoản chi là thiếu chứng từ trong sổ để khi kiểm tra, bạn không nhầm là đã đầy đủ.
Bộ lọc email có tự động theo dõi được mọi hóa đơn không?
Không. Bộ lọc có thể gom các email hóa đơn theo mẫu quen thuộc, nhưng người gửi và tiêu đề có thể thay đổi, còn các khoản mua có hóa đơn giấy hoặc trả tiền mặt thì không bao giờ vào email. Hãy kiểm tra thư mục đã lọc khi đối soát và ghi riêng những trường hợp ngoại lệ.
Bảng tính có đủ để làm hồ sơ thuế không?
Bảng tính có thể lập danh mục các khoản chi, nhưng hồ sơ cần giữ còn tùy tình hình của bạn và quy định thuế hiện hành. Hãy giữ hóa đơn và sao kê gốc, đồng thời hỏi chuyên gia thuế có chuyên môn về yêu cầu lưu giữ và chứng từ.
Đọc tiếp