راهنما
چطور بدون برنامه بودجه‌بندی، هزینهها و رسیدها را پیگیری کنیم
Pally میتواند بدون برنامه بودجه‌بندی، سوابق را نگه دارد: ایمیلهای رسید را در Gmail یا Outlook متصل پیدا می‌کند، هزینهها را در سایت‌های پشتیبانی‌شده ثبت می‌کند و با اتصال حساب بانکی به‌صورت فقط‌خواندنی، خلاصه هفتگی مخارج را برای شما پیام می‌فرستد. برای ثبت دستی، همه رسیدها را در یک محل قابل جستوجو بگذارید و هر هزینه را در فهرستی کوچک با تاریخ، فروشنده، مبلغ، دستهبندی، روش پرداخت و لینک رسید ثبت کنید. هر هفته در روزی ثابت فهرست را مرور و با تراکنش‌های بانک یا کارت خود مقایسه کنید.
این روش بدون نیاز به نگهداری یک برنامه کامل بودجه‌بندی، سابقه روشنی به شما می‌دهد. البته باید خریدهای نقدی را خودتان ثبت کنید و مغایرت‌های مربوط به رسیدهای گمشده را برطرف کنید؛ بنابراین مرور هفتگی همان بخشی است که سابقه را قابل اعتماد نگه می‌دارد.
یک روش کاربردی
چه کار کنید
یک صندوق برای رسیدها انتخاب کنید
برای رسیدها یک جای مشخص انتخاب کنید؛ مثلاً یک برچسب ایمیل یا پوشه ابری که از گوشی به آن دسترسی دارید. رسیدهای ایمیلی را خودکار به آنجا بفرستید و همان موقع از رسیدهای کاغذی عکس بگیرید. نام فایل‌ها را بر اساس تاریخ، فروشنده و مبلغ بگذارید، وگرنه پوشه هم به یک توده نامرتب دیگر تبدیل می‌شود.
یک فهرست ساده از هزینهها نگه دارید
از یک صفحهگسترده یا یادداشت استفاده کنید و برای هر هزینه یک سطر بنویسید: تاریخ، فروشنده، مبلغ، دستهبندی، روش پرداخت و لینک رسید. فقط اگر نیاز دارید، مشخص کنید هزینه قابل بازپرداخت است یا به مالیات مربوط می‌شود. هر فیلد اضافه، ثبت را کندتر می‌کند؛ پس فقط وقتی فیلدی اضافه کنید که پاسخ یک سؤال تکراری را بدهد.
خریدها را همان موقع ثبت کنید
هر رسید ایمیلی را پیش از بستن پیام بایگانی کنید و پرداخت‌های دارای رسید کاغذی، نقدی یا فردبه‌فرد را تا وقتی دلیلشان یادتان هست ثبت کنید. اگر این کار عملی نیست، همه را در صندوق رسیدها بگذارید و در یک نوبت کوتاه مرتبشان کنید. خریدهای نقدی و خریدهای مشترک کوچک زودتر از همه از یاد می‌روند.
هر هفته حسابها را تطبیق دهید
هفته‌ای یک بار، فهرست هزینهها را با تمام کارت‌ها، حساب‌های بانکی و اپ‌های پرداختی که استفاده کرده‌اید تطبیق دهید. موارد جاافتاده را اضافه کنید، مبالغ تکراری یا ناشناس را علامت بزنید و مطمئن شوید خریدهای قابل بازپرداخت رسید دارند. یک مرور هفتگی بهتر از بازسازی هزینههای یک ماه از روی صورت‌حساب‌های قدیمی است.
بر اساس یک بازه کاربردی بایگانی کنید
در پایان ماه، یک نسخه از فهرست هزینهها ذخیره کنید و رسیدهایش را به پوشه‌ای با نام همان بازه منتقل کنید. از مدارکی که برای بازپرداخت هزینه، حسابداری، ضمانت‌نامه یا مالیات لازم دارید، مطابق مقررات مربوط به شرایط خودتان نسخه پشتیبان بگیرید.
گزینه Pally
Pally چطور کمک می‌کند
Pally میتواند رسیدهایی را که به Gmail یا Outlook شما می‌رسند مدیریت کند. میتواند ایمیلهای رسید را پیدا و بازارسال کند، با توضیح فروشنده یا یک عکس دنبال رسید مرتبط بگردد و از طریق مرورگر امن خود هزینه را در یک وب‌سایت پشتیبانی‌شده ثبت کند؛ یا اگر بخواهید اول بررسی کنید، در صفحه آخر متوقف شود. با اتصال حساب بانکی، می‌توانید سؤال‌های مالی با دسترسی فقط‌خواندنی بپرسید و گزارش خلاصه مخارج را طبق زمان‌بندی دریافت کنید.
نگهدار رسیدها
رسیدها خودکار ارسال می‌شوند، مرتب کنار هم می‌مانند و درست وقتی لازمشان دارید پیدا می‌شوند.
مشاهده دستورثبت هزینه
از رسید مچاله تا هزینه ثبت‌شده: Pally رسید را پیدا و گزارش هزینه را ثبت می‌کند.
مشاهده دستورمرور هفتگی هزینهها
یک پیام یکشنبه: چقدر خرج کردید، کجا خرج شد و چه چیزی غیرعادی است.
مشاهده دستورگزینهها
ابزارهای دیگری که مردم استفاده می‌کنند
جایگزین‌های قابل‌قبول، از جمله گزینه‌هایی که با Pally قابلیت‌های مشترک دارند.
Google Sheets
Google Sheets برای کسانی مناسب است که یک فهرست هزینه قابل جستوجو می‌خواهند و می‌خواهند آن را از گوشی یا کامپیوتر به‌روز کنند.
ثبت هر تراکنش و لینک رسید همچنان به ورود دستی منظم یا یک خودکارسازی جداگانه وابسته است.
Apple Notes
Apple Notes برای کاربران Apple مناسب است که می‌خواهند رسیدهای کاغذی را اسکن کنند و سوابقی ساده و به‌روز نگه دارند.
ثبت اطلاعات در پوشه یادداشت‌ها آسان است، اما محاسبه جمع هزینهها و تهیه گزارش دسته‌بندی‌ها به کار دستی نیاز دارد.
Expensify
Expensify برای کسانی مناسب است که هدف اصلی‌شان ثبت رسیدها و تهیه گزارش هزینه برای کار یا دریافت بازپرداخت است.
روند مدیریت هزینههای آن ممکن است برای ثبت ساده مخارج شخصی، ساختاری بیشتر از نیاز شما داشته باشد.
پرسش‌ها
پرسش‌های متداول
حداقل اطلاعاتی که باید برای یک هزینه ثبت کنم چیست؟
تاریخ، فروشنده، مبلغ، دستهبندی، روش پرداخت و محل ذخیره رسید را ثبت کنید. اگر هزینه نیاز دارد، هدف کاری یا وضعیت بازپرداخت آن را هم اضافه کنید.
اگر رسیدی گم شد چه کار کنم؟
در ایمیل و حساب کاربریتان نزد فروشنده جستوجو کنید و اگر لازم بود از فروشنده یک نسخه بخواهید. در فهرست هزینهها مشخص کنید که مدرک این هزینه موجود نیست تا هنگام بررسی، کامل به نظر نرسد.
آیا فیلترهای ایمیل میتوانند همه رسیدها را خودکار پیگیری کنند؟
نه. میتوانند ایمیلهای رسید با الگوی قابل پیشبینی را جمعآوری کنند، اما فرستندهها و عنوان ایمیلها متفاوتاند و خریدهای کاغذی یا نقدی اصلاً به ایمیل نمیرسند. هنگام تطبیق حسابها، پوشه فیلترشده را بررسی کنید و موارد استثنا را جداگانه ثبت کنید.
آیا یک صفحهگسترده برای سوابق مالیاتی کافی است؟
یک صفحهگسترده میتواند فهرست هزینههای شما را نگه دارد، اما مدارک لازم به شرایط شما و قوانین مالیاتی فعلی بستگی دارد. اصل رسیدها و صورتحسابها را نگه دارید و درباره الزامات نگهداری سوابق و مدارک از یک متخصص مالیاتی واجد صلاحیت بپرسید.
به خواندن ادامه دهید