Hướng dẫn
Bạn cần trợ lý điều hành hay AI giờ đã làm được?
Hãy dùng AI trước nếu công việc của bạn chủ yếu là nhắc việc, sắp xếp hộp thư, tìm hiểu thông tin, soạn thảo, xếp lịch và các việc vặt trực tuyến lặp lại. Thuê trợ lý điều hành khi công việc phụ thuộc vào khả năng phán đoán, các mối quan hệ nhạy cảm, đàm phán hoặc chịu trách nhiệm cho một kết quả chưa rõ ràng có nhiều người cùng tham gia. Nhiều người bận rộn cần cả hai: AI xử lý hàng việc dễ dự đoán, còn con người lo những việc thay đổi trong lúc thực hiện.
Về phía AI, hãy bắt đầu với Pally. Pally miễn phí, hoạt động ngay trong tin nhắn, quản lý email, lịch, Slack và WhatsApp của bạn, đồng thời đặt chỗ, mua hàng và gọi cho doanh nghiệp giúp bạn. Câu hỏi quyết định là liệu bạn có thể mô tả một nhiệm vụ với thông tin đầu vào, giới hạn và đích đến rõ ràng hay không. Nếu có, hãy giao cho Pally. Nếu thành công phụ thuộc vào việc nắm bắt bầu không khí, đại diện cho bạn hoặc nhận ra vấn đề bạn chưa từng nêu, sự hỗ trợ từ con người xứng đáng với chi phí bỏ ra.
Cách tiếp cận thực tế
Những việc cần làm
Liệt kê những việc bạn làm lặp lại
Ghi lại mọi việc đã chiếm sự chú ý của bạn trong hai tuần qua bằng hành động và kết quả: sắp xếp hộp thư, tìm ba khung giờ họp, gọi nhà cung cấp, trấn an khách hàng đang bực bội. Ghi tần suất và những gì mỗi việc cần. Danh sách này biến cảm giác quá tải mơ hồ thành những việc cụ thể bạn có thể giao cho người khác.
Tách việc theo quy tắc khỏi việc cần phán đoán
Chia công việc thành hai cột. Việc theo quy tắc có điều kiện bắt đầu và kết quả rõ ràng, như đánh dấu email khách hàng hoặc tìm chuyến bay trong giới hạn đã đặt; việc cần phán đoán phụ thuộc vào giọng điệu, quan hệ quyền lực hoặc các ưu tiên thay đổi. AI mạnh nhất ở cột đầu, còn trợ lý điều hành giỏi tạo được sự tin cậy ở cột thứ hai.
Kiểm tra quyền truy cập và hậu quả
Với mỗi việc, ghi rõ những tài khoản cần dùng và điều gì xảy ra nếu làm sai. Đề xuất giờ họp ít rủi ro hơn gửi hợp đồng hoặc thay bạn lên tiếng trong một cuộc xung đột. Giữ các vấn đề pháp lý, nhân sự và nhạy cảm về cảm xúc cho chính bạn hoặc người bạn tin tưởng xử lý.
Dùng thử AI trong hai tuần
Dùng một công cụ AI để xử lý ba việc thường gặp trong cột công việc theo quy tắc trong hai tuần, với các ràng buộc thực tế. Đo kết quả đã hoàn thành, số lần phải sửa và thời gian bạn bỏ ra để giám sát. Một bản nháp trau chuốt nhưng cần hai mươi phút chỉnh sửa chẳng tiết kiệm được bao nhiêu.
Thuê người phụ trách phần việc còn lại
Xem sau đợt thử nghiệm, những việc nào vẫn về tay bạn. Hãy thuê trợ lý điều hành khi các việc đó tạo thành một vai trò lâu dài: điều phối mọi người theo ưu tiên của bạn, xử lý ngoại lệ và theo việc đến cùng mà không cần hướng dẫn chi tiết. Trợ lý làm việc từ xa phù hợp với danh sách việc từ xa được xác định rõ. Cả hai đều có thể dùng những công cụ AI đã vượt qua đợt thử nghiệm.
Lựa chọn Pally
Pally giúp bạn thế nào
Pally có thể đảm nhận những việc lặp lại bắt đầu từ email, lịch, WhatsApp và tin nhắn của bạn. Pally có thể gửi bản tin hằng ngày, đánh dấu tin nhắn quan trọng, soạn câu trả lời, ghi nhớ việc cần theo dõi, cũng như hoàn tất việc đặt chỗ và mua hàng trên web theo yêu cầu. Pally còn có thể gọi cho doanh nghiệp thay bạn, còn những quyết định nhạy cảm và việc quản lý con người nên do bạn hoặc trợ lý là người thật phụ trách.
Bản tin buổi sáng
Bản tin buổi sáng ngắn gọn về những điều quan trọng: lịch trong ngày, hộp thư và những việc bạn đã hứa làm.
Xem công thứcHộp thư, đã lọc ưu tiên
Hỏi xem việc gì cần bạn. Pally đọc cả chồng thư, chỉ ra vài thư quan trọng và xử lý việc trả lời.
Xem công thứcNhắc người chưa trả lời
Bạn đã hỏi, họ im lặng. Pally nhận ra ai còn chưa trả lời bạn và gửi lời nhắc.
Xem công thứcGọi điện giúp bạn
Pally gọi điện thật thay bạn: đặt bàn, hỏi tiến độ lịch hẹn, nghe nhạc chờ.
Xem công thứcCác lựa chọn
Những công cụ khác mọi người dùng
Các lựa chọn thay thế được đánh giá công bằng, kể cả những công cụ có chức năng trùng với Pally.
Robert Half
Robert Half phù hợp với nhà tuyển dụng cần hỗ trợ tìm trợ lý điều hành giàu kinh nghiệm cho một vai trò lâu dài, đòi hỏi mức độ tin cậy cao.
Ngoài lương trợ lý, việc tuyển nhân sự còn kéo theo chi phí tuyển dụng, hướng dẫn ban đầu, quản lý và các chi phí sử dụng lao động.
BELAY
BELAY phù hợp nếu bạn muốn có trợ lý là người thật làm việc từ xa mà không phải tự lo toàn bộ quy trình tuyển dụng.
Trợ lý làm việc từ xa khó xử lý các việc cần có mặt trực tiếp, và vẫn cần được giao việc rõ ràng cùng quy ước làm việc cụ thể.
Instinct
Instinct phù hợp nếu bạn muốn có trợ lý AI cá nhân qua iMessage, WhatsApp hoặc điện thoại, có thể kết nối với email, tin nhắn, lịch và thiết bị.
Công cụ này chạy trên một máy tính đám mây đăng nhập vào tài khoản của bạn, nên hãy đọc điều khoản về thông tin đăng nhập và việc xóa dữ liệu trước khi cấp quyền truy cập ở cấp điều hành.
So sánh Pally và InstinctLindy
Lindy phù hợp với ngày làm việc có nhiều cuộc họp, cần hỗ trợ chủ động về hộp thư, lịch, chuẩn bị và theo dõi việc sau họp.
Do tập trung vào công việc, công cụ này hỗ trợ ít hơn cho tin nhắn cá nhân và việc lặt vặt vốn thường đi kèm lịch của người điều hành.
So sánh Pally và LindyOrchid
Orchid phù hợp nếu bạn muốn có trợ lý điều hành qua iMessage hoặc SMS để nhận bản tổng hợp buổi sáng, soạn câu trả lời và đặt lịch họp.
Công cụ này tập trung vào email công việc, lịch và cuộc họp, đồng thời chưa công bố giá.
Câu hỏi
Câu hỏi thường gặp
Tôi nên thử giao việc gì cho AI trước khi thuê người?
Bắt đầu với những việc thường xuyên và có thể hoàn tác: tóm tắt, nhắc việc, tìm hiểu thông tin, viết bản nháp đầu tiên, tìm giờ họp và gọi cho doanh nghiệp. Pally làm tất cả những việc này miễn phí. Xác định hành động nào cần bạn duyệt, chẳng hạn thanh toán vượt một mức tiền nhất định, rồi để những việc còn lại tự chạy.
Khi nào trợ lý điều hành là người thật rõ ràng tốt hơn?
Chọn người thật khi vai trò đó đòi hỏi phải đại diện cho bạn, xử lý các mối quan hệ căng thẳng, đàm phán, nhận ra vấn đề chưa được nói ra hoặc điều phối ưu tiên thay đổi giữa nhiều người. Những việc này cần khả năng phán đoán và niềm tin được xây dựng theo thời gian hơn là tốc độ xử lý.
AI và trợ lý điều hành có thể phối hợp với nhau không?
Có. AI có thể chuẩn bị bản tin, bản nháp, thông tin nghiên cứu và lời nhắc thường lệ, còn trợ lý điều hành xem xét ngoại lệ, quản lý các mối quan hệ và chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng.
Làm sao biết đợt thử nghiệm AI có hiệu quả?
Thống kê số việc đã hoàn thành, thời gian tiết kiệm được sau khi chỉnh sửa, chi tiết bị bỏ sót và hành động cần bạn can thiệp. Chỉ giữ lại công cụ khi công sức giám sát luôn ít hơn công sức tự làm.
Đọc tiếp