راهنما
آیا به دستیار اجرایی نیاز دارم یا حالا هوش مصنوعی از پسش برمی‌آید؟
اگر بیشتر کارتان یادآوری، مرتب‌کردن صندوق ورودی، تحقیق، نوشتن پیشنویس، زمانبندی و کارهای دیجیتال تکرارپذیر است، اول هوش مصنوعی را امتحان کنید. وقتی کار به قضاوت، روابط حساس، مذاکره یا مسئولیت رساندن یک نتیجه نامشخص با مشارکت چند نفر وابسته است، دستیار اجرایی استخدام کنید. بسیاری از افراد پرمشغله به ترکیبی از هر دو نیاز دارند: هوش مصنوعی برای صف کارهای قابل پیش‌بینی و انسان برای کاری که در حین انجام تغییر شکل میدهد.
برای بخش هوش مصنوعی، با Pally شروع کنید. رایگان است، در پیام‌های شما کار می‌کند، ایمیل، تقویم، Slack و WhatsApp شما را مدیریت می‌کند و برایتان رزرو و خرید انجام میدهد و با کسبوکارها تماس می‌گیرد. سؤال تعیین‌کننده این است که آیا می‌توانید کاری را با ورودی‌ها، محدوده و نقطه پایان روشن توضیح دهید یا نه. اگر می‌توانید، آن را به Pally بسپارید. اگر موفقیت به درک فضای موقعیت، نمایندگی شما یا تشخیص مشکلی بستگی دارد که اصلاً مشخص نکرده‌اید، پشتیبانی انسانی ارزش هزینه‌اش را دارد.
یک روش کاربردی
چه کار کنید
کارهای تکراری‌تان را فهرست کنید
هر کاری را که در دو هفته گذشته توجه شما را گرفته، با فعل و نتیجه بنویسید: مرتب‌کردن صندوق ورودی، پیدا کردن سه زمان برای جلسه، تماس با تأمین‌کننده، آرام‌کردن مشتری ناراضی. یادداشت کنید هر کدام چند وقت یک بار پیش می‌آید و به چه چیزی نیاز دارد. این فهرست، حس مبهم فشار کاری را به کارهایی تبدیل می‌کند که می‌توانید واگذار کنید.
کارهای قاعده‌مند را از کارهای نیازمند قضاوت جدا کنید
کارها را در دو ستون تقسیم کنید. کارهای قاعده‌مند، محرک شروع و نتیجه روشنی دارند؛ مثل علامت‌زدن ایمیل مشتری یا پیدا کردن پرواز در محدوده‌های تعیین‌شده. کارهای نیازمند قضاوت به لحن، مناسبات و سیاست‌های محیط یا اولویت‌های متغیر وابسته‌اند. هوش مصنوعی در ستون اول قوی‌تر است و یک دستیار اجرایی ماهر در ستون دوم اعتماد شما را جلب می‌کند.
دسترسی‌ها و پیامدها را بررسی کنید
برای هر کار، بنویسید به کدام حساب‌ها دسترسی پیدا می‌کند و اگر اشتباه پیش برود چه اتفاقی می‌افتد. پیشنهاد زمان جلسه از ارسال قرارداد یا صحبت به نمایندگی از شما در یک اختلاف، ریسک کمتری دارد. مسائل حقوقی، پرسنلی و حساس از نظر عاطفی را نزد خودتان یا فردی مورد اعتماد نگه دارید.
هوش مصنوعی را دو هفته امتحان کنید
سه کار پرتکرار از ستون قاعده‌مند را به مدت دو هفته، با محدودیت‌های واقعی، به یک ابزار هوش مصنوعی بسپارید. نتایج تکمیل‌شده، اصلاحات و زمانی را که صرف نظارت کرده‌اید اندازه بگیرید. پیشنویس خوش‌ظاهری که بیست دقیقه اصلاح لازم دارد، صرفه‌جویی چندانی نکرده است.
برای مسئولیت‌های باقی‌مانده نیرو استخدام کنید
ببینید پس از دوره آزمایشی چه کارهایی هنوز روی میز شما می‌ماند. وقتی این کارها یک نقش مستمر می‌سازند، دستیار اجرایی استخدام کنید: هماهنگ‌کردن افراد بر اساس اولویت‌های شما، رسیدگی به استثناها و به‌سرانجام رساندن کارها بدون دستورالعمل جزئی. دستیار مجازی برای مجموعه مشخصی از کارهای دورکاری مناسب است و هر دو میتوانند از ابزارهای هوش مصنوعی که از دوره آزمایشی سربلند بیرون آمده‌اند استفاده کنند.
گزینه Pally
Pally چطور کمک می‌کند
Pally میتواند کارهای تکرارپذیری را به عهده بگیرد که از ایمیل، تقویم، WhatsApp و پیام‌های شما شروع می‌شوند. میتواند خلاصه‌های روزانه بفرستد، پیام‌های مهم را علامت بزند، پاسخ‌ها را پیشنویس کند، پیگیری‌ها را به خاطر بسپارد و رزروها و خریدهای اینترنتی درخواستی شما را انجام دهد. همچنین میتواند از طرف شما با کسبوکارها تماس بگیرد، اما قضاوت‌های حساس و مدیریت افراد باید با خودتان یا یک دستیار انسانی بماند.
خلاصه صبحگاهی
یک خلاصه صبحگاهی کوتاه از چیزهای مهم: برنامه روزتان، صندوق ورودی و کارهایی که گفته‌اید انجام می‌دهید.
مشاهده دستورصندوق ورودی، اولویت‌بندی‌شده
بپرسید چه چیزی به توجه شما نیاز دارد. Pally انبوه پیام‌ها را می‌خواند، چند مورد مهم را مشخص می‌کند و پاسخ‌ها را انجام میدهد.
مشاهده دستورپیگیری پاسخ‌ها
شما پرسیدید، آن‌ها بی‌خبر شدند. Pally متوجه می‌شود چه کسی هنوز جوابتان را نداده و یادآوری می‌فرستد.
مشاهده دستوربا یک تماس انجامش دهید
Pally برای شما تماس تلفنی واقعی می‌گیرد: میز رزرو می‌کند، وقت را پیگیری می‌کند و پشت خط با موسیقی انتظار می‌ماند.
مشاهده دستورگزینهها
ابزارهای دیگری که مردم استفاده می‌کنند
جایگزین‌های قابل‌قبول، از جمله گزینه‌هایی که با Pally قابلیت‌های مشترک دارند.
Robert Half
Robert Half برای کارفرمایانی مناسب است که برای استخدام دستیار اجرایی باتجربه در نقشی مستمر و نیازمند اعتماد بالا، کمک می‌خواهند.
استخدام نیرو علاوه بر حقوق دستیار، هزینه‌های جذب، آشنایی با کار، مدیریت و سایر هزینه‌های استخدام را هم به همراه دارد.
BELAY
BELAY برای کسانی مناسب است که یک دستیار انسانی دورکار می‌خواهند، بدون اینکه خودشان کل فرایند جذب نیرو را پیش ببرند.
دستیار دورکار توان محدودی برای انجام کارهای حضوری دارد و همچنان به واگذاری روشن وظایف و قواعد کاری مشخص نیاز دارد.
Instinct
Instinct برای کسانی مناسب است که یک دستیار شخصی هوش مصنوعی از طریق iMessage، WhatsApp یا تلفن می‌خواهند که به ایمیل، پیام‌ها، تقویم و دستگاه‌ها وصل شود.
روی یک کامپیوتر ابری اجرا می‌شود که به حساب‌های شما وارد شده است؛ پس پیش از دادن دسترسی‌های اجرایی، شرایط آن درباره اطلاعات ورود و حذف داده‌ها را بخوانید.
مقایسه Pally و InstinctLindy
Lindy برای روز کاری پر از جلسه مناسب است که در آن برای صندوق ورودی، تقویم، آماده‌سازی و پیگیری‌ها به کمک پیش‌دستانه نیاز دارید.
تمرکز کاری آن باعث می‌شود بخش کمتری از پیام‌های شخصی و کارهای روزمره‌ای را پوشش دهد که معمولاً در کنار تقویم یک مدیر قرار می‌گیرند.
مقایسه Pally و LindyOrchid
Orchid برای کسانی مناسب است که از طریق iMessage یا پیامک، دستیار اجرایی برای مرور صبحگاهی، پیشنویس پاسخ‌ها و رزرو جلسه می‌خواهند.
روی ایمیل کاری، تقویم و جلسات متمرکز است و قیمت آن منتشر نشده است.
پرسش‌ها
پرسش‌های متداول
پیش از استخدام، چه کارهایی را با هوش مصنوعی امتحان کنم؟
از کارهای پرتکرار و قابلبرگشت شروع کنید: خلاصهسازی، یادآوری، تحقیق، پیشنویس اولیه، زمانبندی جلسهها و تماس با کسبوکارها. Pally همه اینها را رایگان انجام میدهد. مشخص کنید چه اقدامهایی به تأیید شما نیاز دارند، مثل پرداختهای بالاتر از مبلغی مشخص، و بگذارید بقیه کارها پیش بروند.
چه وقت یک دستیار اجرایی انسانی آشکارا انتخاب بهتری است؟
وقتی این نقش به نمایندگی از شما، مدیریت روابط پرتنش، مذاکره، تشخیص مشکلات ناگفته یا هماهنگی اولویت‌های متغیر بین افراد نیاز دارد، یک انسان را انتخاب کنید. این کارها بیشتر به قضاوت و اعتمادی که به‌مرور شکل می‌گیرد وابسته‌اند تا سرعت انجام کار.
آیا هوش مصنوعی و دستیار اجرایی میتوانند با هم کار کنند؟
بله. هوش مصنوعی میتواند گزارشهای کوتاه، پیشنویسها، تحقیقات و یادآوریهای معمول را آماده کند و دستیار اجرایی هم موارد استثنایی را بررسی کند، روابط را مدیریت کند و مسئول نتیجه نهایی باشد.
از کجا بفهمم دوره آزمایشی هوش مصنوعی موفق بوده است؟
تعداد کارهای تمامشده، زمان صرفهجوییشده پس از اصلاحات، جزئیات ازدسترفته و اقدامهایی را که به دخالت شما نیاز داشتند ثبت کنید. فقط وقتی ابزار را نگه دارید که هزینه نظارت بر آن بهطور مداوم کمتر از انجام کار توسط خودتان باشد.
به خواندن ادامه دهید