Hướng dẫn
Trợ lý điều hành, trợ lý từ xa hay trợ lý AI: nhà sáng lập nên chọn ai?
Thuê trợ lý điều hành khi công việc cần liên tục phán đoán, có sự tin cậy, hiểu bối cảnh các mối quan hệ và có quyền xử lý trong một ngày luôn biến động. Thuê trợ lý từ xa khi bạn có thể xác định rõ những việc lặp lại có thể làm từ xa và quản lý quy trình. Dùng trợ lý AI cho các việc số cần làm nhanh như tóm tắt, soạn nháp, nhắc nhở, nghiên cứu và theo dõi định kỳ mà bạn có thể kiểm tra.
Với phần AI, hãy bắt đầu bằng Pally: miễn phí, hoạt động qua tin nhắn của bạn và xử lý bản tin tóm tắt, hộp thư, nhắc nhở, nghiên cứu, đặt chỗ cùng các cuộc gọi đến doanh nghiệp. Rà soát công việc trong hai tuần, giao các việc lặp lại cho Pally rồi thuê người xử lý phần còn lại cần nhiều phán đoán.
Cách tiếp cận thực tế
Những việc cần làm
Liệt kê công việc thực tế
Theo dõi mọi việc hành chính trong hai tuần làm việc: xếp lịch, xử lý hộp thư, theo dõi tiếp, đi lại, nghiên cứu, chuẩn bị họp, chi phí, nhà cung cấp và việc vặt. Ghi lại thời gian, tần suất, các hệ thống liên quan và tổn thất do chậm trễ. Nhóm công việc theo kết quả cũng giúp bạn nhận ra những việc nên bỏ trước khi có người lặp lại chúng.
Tách việc cần phán đoán khỏi việc lặp lại
Đánh dấu những việc cần giao tiếp nhạy cảm, thay đổi ưu tiên, đàm phán hoặc có người đại diện cho bạn; những việc đó phù hợp hơn với trợ lý điều hành. Nghiên cứu có phạm vi rõ ràng, nhập liệu, đặt chỗ và theo dõi quy trình phù hợp với trợ lý từ xa; còn tóm tắt, soạn nháp, nhắc nhở và theo dõi phù hợp với AI. Hãy thử nghiệm những việc chưa rõ nên giao cho ai, vì việc lặp lại vẫn có thể ẩn chứa ngoại lệ.
Xác định mức độ chịu trách nhiệm
Quyết định xem bạn muốn một người chịu trách nhiệm về kết quả, một nhân sự từ xa làm theo quy trình hay phần mềm thực hiện chỉ dẫn. Trợ lý điều hành tích lũy hiểu biết về bối cảnh và biết phản biện, nhưng cần tuyển chọn kỹ và xây dựng lòng tin. AI nhanh và nhất quán với các việc được hỗ trợ, còn bạn vẫn chịu trách nhiệm về quyền truy cập và những quyết định cần phán đoán.
Thử nghiệm có đo lường
Bắt đầu với một nhóm việc có giới hạn rõ ràng, rồi so sánh thời gian tiết kiệm được, lỗi, tốc độ phản hồi và công sức quản lý qua nhiều tuần thực tế, kể cả các ngoại lệ. Xem xét quyền truy cập email, tệp, lịch, tiền và dữ liệu khách hàng trước khi cấp. Đợt thử nghiệm sẽ cho thấy sự hỗ trợ có giảm tải cho bạn hay chỉ biến công việc thành giám sát.
Lựa chọn Pally
Pally giúp bạn thế nào
Pally hoạt động qua tin nhắn của bạn, sử dụng email, lịch, Slack, WhatsApp, ghi chú cuộc họp, tài liệu đã kết nối và web. Pally xử lý bản tin tóm tắt, nhắc nhở, nghiên cứu, bản nháp và công việc trên web, đồng thời gọi đến doanh nghiệp thay bạn. Con người vẫn là lựa chọn tốt hơn khi vai trò đòi hỏi được trao quyền phán đoán và chịu trách nhiệm quản lý các mối quan hệ suốt cả ngày.
Bản tin buổi sáng
Bản tin buổi sáng ngắn gọn về những điều quan trọng: lịch trong ngày, hộp thư và những việc bạn đã hứa làm.
Xem công thứcTóm tắt trước cuộc họp
Vào họp là biết ai có mặt, bạn từng trao đổi gì với họ và việc gì còn dang dở, không cần tự tìm hiểu trước.
Xem công thứcGọi cho Pally
Gọi Pally qua số bạn vẫn nhắn tin, hoặc qua số riêng của Pally. Gọi từ trên xe rồi cứ thế trò chuyện.
Xem công thứcCác lựa chọn
Những công cụ khác mọi người dùng
Các lựa chọn thay thế được đánh giá công bằng, kể cả những công cụ có chức năng trùng với Pally.
BELAY
BELAY phù hợp với nhà sáng lập muốn có dịch vụ quản lý việc hợp tác với trợ lý từ xa, thay vì tự tìm một người làm hợp đồng độc lập.
Nhân sự từ xa vẫn cần được hướng dẫn ban đầu, giao việc rõ ràng, kiểm soát quyền truy cập và phản hồi thường xuyên.
Orchid
Orchid phù hợp với nhà sáng lập muốn có trợ lý qua tin nhắn để nhận bản tin buổi sáng, soạn nháp trả lời và đặt lịch họp.
Công cụ soạn nháp câu trả lời để bạn duyệt, thay vì tự gửi.
Hey Noah
Hey Noah phù hợp với nhà sáng lập muốn xử lý việc xếp lịch, trích xuất việc cần làm và gọi điện qua email hoặc tin nhắn.
Chỉ người được mời mới có quyền sử dụng và giá chưa được công bố.
Lindy
Lindy phù hợp với nhà sáng lập có công việc trợ lý chủ yếu xoay quanh hộp thư, xếp lịch, chuẩn bị họp, ghi chú và theo dõi tiếp.
Khả năng tự động hóa tập trung vào công việc không thay thế được phán đoán của con người, trách nhiệm quản lý các mối quan hệ hay hỗ trợ trực tiếp trên nhiều mặt.
So sánh Pally và LindyInstinct
Instinct phù hợp với nhà sáng lập muốn có trợ lý AI cá nhân qua iMessage, WhatsApp hoặc điện thoại, có thể đặt chỗ, mua hàng, hủy và trao đổi thư từ.
Dịch vụ miễn phí, nhưng bạn phải vào danh sách chờ để được dùng bản beta kín, và điều khoản nêu rằng một số tính năng có thể mất phí.
So sánh Pally và InstinctCâu hỏi
Câu hỏi thường gặp
Trợ lý AI có thể thay thế trợ lý điều hành không?
AI có thể đảm nhận một phần công việc, nhất là tóm tắt, nhắc nhở, soạn nháp, theo dõi và các thao tác được hỗ trợ. AI không có khả năng phán đoán toàn diện của con người, trách nhiệm quản lý các mối quan hệ và trách nhiệm giải trình như một trợ lý điều hành giỏi.
Trợ lý từ xa khác trợ lý điều hành ở điểm nào?
Trợ lý từ xa thường hoàn thành các việc hoặc quy trình đã được xác định rõ từ xa. Trợ lý điều hành thường chịu trách nhiệm về các ưu tiên, đón trước nhu cầu, xử lý bối cảnh nhạy cảm và đại diện cho lãnh đạo trong những tình huống thay đổi.
Tôi có thể kết hợp các lựa chọn này không?
Có. Dùng AI cho công việc lặp lại được hỗ trợ, trợ lý từ xa cho các quy trình đã có tài liệu hướng dẫn và các ngoại lệ, còn trợ lý điều hành cho việc điều phối cần nhiều phán đoán khi khối lượng công việc đủ để cần đến vai trò này.
Đọc tiếp