Gids
Zo houd je zakelijke uitgaven en bonnetjes bij via berichten
Laat Pally bonnetjes zoeken in het Gmail- of Outlook-account dat je hebt verbonden en elk nieuw bonnetje doorsturen naar je boekhoudadres. Het kan de uitgave ook registreren in je uitgaventool als jij dat vraagt. Gebruik voor papieren bonnetjes één vast berichtgesprek of adres om ze naartoe te sturen, met de verkoper, datum, het bedrag, het zakelijke doel, de categorie en een foto.
Door elke week alles met je kaart- en banktransacties te vergelijken, spoor je ontbrekende bonnetjes en dubbele registraties op. Via berichten leg je alles vast; je boekhoudsysteem blijft de financiële administratie voor je boekhouding en belastingzaken.
Een praktische aanpak
Wat je kunt doen
Bepaal de verplichte velden
Bepaal welke gegevens je boekhouder minimaal nodig heeft: verkoper, datum, bedrag, zakelijk doel, categorie, betaalrekening en bon. Sla die indeling op als tekstsnelkoppeling, zodat je alles in een paar seconden vastlegt. Vraag je accountant welke gegevens van belang zijn voor jouw fiscale situatie, in plaats van een algemeen sjabloon over te nemen.
Leg aankopen meteen vast
Stuur de gegevens en een duidelijke foto van de bon voordat je bij de kassa wegloopt of de betaalpagina verlaat. Stuur bonnen die je per e-mail ontvangt door en vermeld een specifiek doel, zoals ‘benodigdheden voor een klantworkshop’, niet ‘materialen’. Ontbreekt een bon? Geef dat dan aan, in plaats van alleen op de kaartafschrijving te vertrouwen.
Zet de gegevens in je boekhouding
Zet de vastgelegde uitgaven op vaste momenten over naar de boekhoud- of uitgavenapp die je al gebruikt. Voeg de bon toe, behoud het zakelijke doel en controleer de rekening en categorie. Via berichten leg je de gegevens vast; correcties en rapportages horen in het grootboek.
Controleer elke week of alles klopt
Vergelijk je overzicht met de transacties op je zakelijke kaarten en bankrekeningen. Zoek naar afschrijvingen zonder bon, vermeldingen zonder transactie, dubbele invoer, terugbetalingen en privéaankopen. Stuur je boekhouder een korte lijst met afwijkingen. Ook een correct doorgestuurde bon kan de verkeerde categorie hebben, dus juist deze controle maakt het systeem betrouwbaar.
Pally als optie
Hoe Pally helpt
Pally vindt bonnen in je verbonden Gmail- of Outlook-account en stuurt nieuwe bonnen door naar het e-mailadres van je boekhouding. Pally kan een bijbehorende bon opzoeken, de uitgave invullen in je onkostenapp en indienen zodra jij dat aangeeft.
Bonnenbeheerder
Je bonnen worden vanzelf doorgestuurd, netjes verzameld en tevoorschijn gehaald zodra je er een nodig hebt.
Bekijk het receptDeclareer het
Van verkreukelde bon tot ingediende declaratie: Pally vindt de bon en dient je declaratie in.
Bekijk het receptWekelijks uitgavenoverzicht
Eén bericht op zondag: wat je hebt uitgegeven, waaraan en wat niet lijkt te kloppen.
Bekijk het receptOpties
Andere hulpmiddelen die mensen gebruiken
Een eerlijke kijk op alternatieven, ook als ze deels hetzelfde doen als Pally.
Expensify
Expensify past bij bedrijven die bonnen willen vastleggen en onkostenrapporten willen maken in een speciale onkostenapp.
Je moet nog steeds de juiste zakelijke doelen en categorieën vastleggen en alles regelmatig afstemmen met je financiële rekeningen.
QuickBooks
QuickBooks past bij ondernemers die uitgaven en bonnen samen willen bewaren met de administratie waarmee hun boekhouder werkt.
Een aankoop vastleggen kan omslachtiger voelen dan een bericht sturen als je niet achter je bureau zit.
Ramp
Ramp past bij bedrijven die kaarttransacties, bonnen en uitgavencontroles willen verbinden in één systeem voor zakelijke uitgaven.
Het werkt het best als uitgaven al via het ondersteunde bedrijfsproces en de ondersteunde rekeningen lopen.
Vragen
Veelgestelde vragen
Is een berichtgesprek genoeg voor de boekhouding?
Nee. Gebruik berichten om gegevens snel vast te leggen en zet de gecontroleerde gegevens en bon daarna in het boekhoud- of uitgavensysteem waarin je administratie staat.
Wat als de bon alleen op papier bestaat?
Fotografeer de hele bon bij goed licht en controleer of de verkoper, datum, artikelen, het totaalbedrag en de betaalgegevens leesbaar zijn. Bewaar de papieren bon als je accountant of je bedrijfsbeleid dat voorschrijft.
Hoe kies ik categorieën voor uitgaven?
Gebruik het rekeningschema en de richtlijnen die je accountant of boekhouder heeft goedgekeurd. Consequente categorieën zijn belangrijker dan een heel specifiek label voor elke aankoop.
Lees verder