Gids
Zo bereid je elke vergadering in vijf minuten voor
Maak een overzicht dat op één scherm past met vijf punten: het doel van de vergadering, wie erbij is, het laatste relevante contact, openstaande toezeggingen van beide kanten en de beslissing of vervolgstap die je wilt bereiken. Gebruik de agenda-uitnodiging, recente berichten en de nieuwste klant- of projectnotitie.
Pally kan je dit overzicht sturen vóór elke vergadering die je kiest, op basis van de uitnodiging, je e-mailgeschiedenis, wat het over elke persoon heeft onthouden en recent nieuws. Stop met voorbereiden zodra het overzicht je genoeg context geeft om de vergadering te openen en af te sluiten met een duidelijk verzoek.
Een praktische aanpak
Wat je kunt doen
Schrijf het doel van de vergadering op
Maak van de titel in je agenda één zin over wat er aan het einde van de vergadering bereikt moet zijn. ‘De startdatum van de pilot bepalen’ is beter dan ‘Northwind-overleg’. Heeft de organisator geen gewenst resultaat genoemd? Kies dan je eigen vervolgstap, noteer dat die nog niet is afgesproken en parkeer bijzaken op een aparte lijst.
Bekijk wie erbij is
Controleer de rol van elke deelnemer, jullie relatie en de laatste belangrijke verandering bij hun bedrijf. Gebruik de uitnodiging, je CRM, de bedrijfswebsite of een recent bericht en sla uitgebreide biografieën over. Een oud dossier kan een nieuwe rol missen, dus vraag aan het begin of iemands verantwoordelijkheden zijn veranderd.
Zoek wat nog openstaat
Zoek in het nieuwste e-mailgesprek, de chat en de vergadernotitie naar openstaande toezeggingen, bezwaren, documenten en beslissingen. Schrijf op wie wat moet doen en wanneer. Begin bij de nieuwste bron, want een zoekwoord kan een oude toezegging naar boven halen en de latere afhandeling missen.
Bereid één afsluiting voor
Schrijf de vraag, beslissing of opdracht op waarmee de vergadering moet eindigen, plus de gewenste datum voor de volgende stap. Zet dit onderaan het overzicht, zodat het zichtbaar is als de tijd dringt. Pas het aan als uit het gesprek een beter resultaat naar voren komt, en zeg dat ook.
Pally als optie
Hoe Pally helpt
Pally stuurt je een kort overzicht vóór de afspraken die je in je agenda kiest. Het combineert de uitnodiging, je Gmail-geschiedenis, wat het over elke persoon onthoudt en actueel nieuws van het web. In hetzelfde gesprek kun je om het oorspronkelijke gesprek vragen. Als Pally een vervolgmail schrijft, zie je die voordat hij wordt verstuurd.
Overzichten vóór je vergadering
Weet wie er aan tafel zit, wat jullie voorgeschiedenis is en wat er nog openstaat, zonder zelf het voorwerk te doen.
Bekijk het receptVergadergeheugen
Elke beslissing, verantwoordelijke en open vraag uit je vergaderingen, onthouden en opvraagbaar.
Bekijk het receptEen geheugen voor de mensen om je heen
Waar ze naartoe zijn verhuisd, wat ze leuk vinden, wat ze meemaken: Pally onthoudt het allemaal en haalt het erbij precies wanneer je het nodig hebt.
Bekijk het receptOpties
Andere hulpmiddelen die mensen gebruiken
Een eerlijke kijk op alternatieven, ook als ze deels hetzelfde doen als Pally.
Orchid
Orchid past bij oprichters die afspraken willen laten boeken en een ochtendoverzicht willen op basis van de e-mail en agenda die ze met Orchid hebben verbonden.
Het maakt conceptantwoorden die jij goedkeurt, in plaats van ze zelfstandig te versturen.
Hey Noah
Hey Noah past bij vergaderingen waarvoor je de planning en het achteraf verzamelen van actiepunten via e-mail of berichten wilt regelen.
Je krijgt alleen toegang op uitnodiging en de prijzen zijn niet gepubliceerd.
Lindy
Lindy past bij werk met veel vergaderingen waarvoor je voorbereiding, planning, notities en opvolging in één werkwijze met een assistent wilt combineren.
De werkgerichte aanpak kan uitgebreider zijn dan een oprichter nodig heeft voor een incidentele externe afspraak.
Vergelijk Pally en LindyVragen
Veelgestelde vragen
Wat als er geen recente contactgeschiedenis is?
Gebruik de uitnodiging, de huidige functie van de deelnemer en het doel van de afspraak. Stel aan het begin een vraag om de context helder te krijgen, in plaats van te doen alsof jullie elkaar beter kennen dan werkelijk het geval is.
Moet ik elke deelnemer opzoeken?
Zoek de mensen op die invloed hebben op de beslissing of meer of minder context nodig hebben. Bij een grote interne vergadering zijn dat meestal de verantwoordelijke en de beslisser. Bij een klein klantgesprek kan het de moeite waard zijn om iedereen op te zoeken.
Hoe houd ik de voorbereiding binnen vijf minuten?
Gebruik steeds dezelfde opzet voor je overzicht en stop zodra het doel, de mensen, de voorgeschiedenis, de openstaande punten en de gewenste uitkomst duidelijk zijn. Bewaar uitgebreider onderzoek voor afspraken waarbij de belangen dat rechtvaardigen.
Lees verder