Guía
Cómo llevar el control de los gastos y justificantes de tu negocio por mensaje
Deja que Pally busque justificantes en tu cuenta conectada de Gmail o Outlook y reenvíe cada uno nuevo a tu dirección de contabilidad. También puede registrar el gasto en tu herramienta de gestión de gastos cuando se lo indiques. Para los justificantes en papel, utiliza un único hilo de mensajes o una dirección de recogida específicos e incluye el comercio, la fecha, el importe, el motivo profesional, la categoría y una foto.
Una conciliación semanal con los movimientos de las tarjetas y del banco permite detectar justificantes que faltan y duplicados. Los mensajes sirven para recoger los datos; tu sistema contable sigue siendo el registro financiero que utilizas para la contabilidad y las gestiones fiscales.
Un enfoque práctico
Qué hacer
Elige los campos obligatorios
Define los datos mínimos que necesita quien lleva tu contabilidad: comercio, fecha, importe, motivo profesional, categoría, cuenta de pago y justificante. Guarda ese formato como atajo de texto para registrar los datos en segundos. Pregunta a tu asesor contable qué detalles importan para tu tratamiento fiscal en lugar de copiar una plantilla genérica.
Registra los datos al comprar
Envía los detalles y una foto nítida del justificante antes de alejarte de la caja o salir de la página de pago. Reenvía los justificantes que recibas por correo y escribe un motivo concreto, como «material para un taller con clientes», no «materiales». Si falta un justificante, márcalo como pendiente en lugar de dar por suficiente el cargo en la tarjeta.
Pasa los registros a la contabilidad
Con una periodicidad fija, pasa los gastos registrados a la herramienta de contabilidad o gestión de gastos que ya utilizas. Adjunta el justificante, conserva el motivo profesional y comprueba la cuenta y la categoría. Los mensajes sirven para recoger los datos; las correcciones y los informes deben hacerse en el libro contable.
Cuadra el registro cada semana
Compara el registro con los movimientos de las tarjetas y las cuentas bancarias del negocio. Busca cargos sin justificante, anotaciones sin transacción, duplicados, reembolsos y compras personales, y envía a quien lleva tu contabilidad una lista breve de incidencias. Un justificante reenviado correctamente puede seguir teniendo una categoría incorrecta, así que esta comprobación es lo que hace fiable el sistema.
La opción de Pally
Cómo te ayuda Pally
Pally busca justificantes en tu cuenta conectada de Gmail o Outlook y reenvía los nuevos a tu dirección de contabilidad. Puede recuperar el justificante correspondiente, rellenar los datos del gasto en tu herramienta de gestión de gastos y enviarlo cuando se lo indiques.
Organizador de recibos
Tus recibos se reenvían solos, se guardan en orden y aparecen justo cuando los necesitas.
Ver la recetaPresenta el gasto
De recibo arrugado a gasto presentado: Pally encuentra el recibo y presenta el informe.
Ver la recetaResumen semanal de gastos
Un mensaje cada domingo: cuánto has gastado, en qué y qué parece raro.
Ver la recetaOpciones
Otras herramientas que se usan
Alternativas que merece la pena considerar, incluidas las que se solapan con Pally.
Expensify
Expensify encaja si buscas una herramienta específica para tu negocio que permita registrar justificantes y presentar informes de gastos.
Sigues necesitando motivos profesionales y categorías correctos, además de conciliar periódicamente los gastos con las cuentas financieras.
QuickBooks
QuickBooks encaja si tienes un negocio y quieres mantener los gastos y justificantes junto a los registros que utiliza quien lleva tu contabilidad.
Registrar una compra puede resultar más engorroso que enviar un mensaje cuando estás lejos de tu escritorio.
Ramp
Ramp encaja si quieres conectar los movimientos de las tarjetas, los justificantes y la revisión de gastos de tu negocio en un único sistema de gestión del gasto empresarial.
Funciona mejor cuando los gastos ya se gestionan mediante procesos y cuentas de empresa compatibles.
Preguntas
Preguntas frecuentes
¿Basta con un hilo de mensajes para llevar la contabilidad?
No. Usa los mensajes para recoger los datos rápidamente y después guarda el registro verificado y el justificante en el sistema de contabilidad o gestión de gastos donde llevas tus cuentas.
¿Y si el justificante solo existe en papel?
Fotografía el justificante completo con buena luz y comprueba que se lean el comercio, la fecha, los artículos, el total y los datos de pago. Conserva el papel cuando lo exija tu asesor contable o la política de tu empresa.
¿Cómo debería elegir las categorías de gastos?
Utiliza el plan de cuentas y la política que haya aprobado tu asesor contable o quien lleve tu contabilidad. Mantener categorías coherentes importa más que inventar una etiqueta muy específica para cada compra.
Sigue leyendo