गाइड
हर अपडेट खुद भेजे बिना ग्राहकों को ऑर्डर और शिपमेंट की खबर कैसे दें
ऑर्डर में असली बदलावों के आधार पर ग्राहकों को अपडेट भेजें: पुष्टि, उत्पादन या प्रोसेसिंग में बदलाव, शिपमेंट, डिलीवरी में दिक्कत और ऑर्डर पूरा होना। हर मैसेज में बताएँ कि क्या बदला, आगे क्या होगा और ग्राहक को अगला अपडेट कब मिलेगा।
अपने बिक्री या शिपिंग सिस्टम को जानकारी का स्रोत बनाएँ और सिर्फ़ उन्हीं मैसेज का ऑटोमेशन करें जिनके पीछे स्थिति का जाँचा हुआ डेटा हो। देरी, पते की समस्याएँ और अस्पष्ट स्कैन के मामलों में कोई वादा करने से पहले उन्हें किसी व्यक्ति के पास भेजें।
एक व्यावहारिक तरीका
क्या करें
ऑर्डर के बदलावों की रूपरेखा बनाएँ
ऑर्डर स्वीकार होने से लेकर डिलीवरी या पिकअप तक, स्थिति के उन बदलावों की सूची बनाएँ जो ग्राहकों के लिए मायने रखते हैं। हर बदलाव के लिए जानकारी देने वाला सिस्टम, उसे शुरू करने वाली घटना और अगली अपेक्षित घटना तय करें। ऐसे अंदरूनी चरण हटा दें जिनसे ग्राहक की योजना नहीं बदलती, ताकि एक बदलाव पर कई सिस्टम मैसेज न भेजें।
तथ्यों पर आधारित टेम्पलेट लिखें
हर घटना के लिए एक सरल टेम्पलेट लिखें जिसमें ग्राहक का नाम, ऑर्डर का संदर्भ, स्थिति, अगला कदम, जाँचा हुआ समय और मदद पाने का तरीका हो। अपने शिपिंग सिस्टम में मौजूद डिलीवरी कंपनी और ट्रैकिंग लिंक का इस्तेमाल करें। अगर स्रोत सिर्फ़ अनुमान दिखाता है, तो डिलीवरी की तारीख का वादा न करें।
सामान्य और खास मामलों की प्रक्रियाएँ अलग रखें
जाँची हुई सामान्य घटनाओं पर मैसेज अपने-आप जाने दें। अटके हुए ऑर्डर, आपस में मेल न खाने वाली स्थितियाँ, पते की समस्याएँ, स्टॉक की दिक्कतें और डिलीवरी कंपनी की असामान्य स्थितियाँ स्रोत की जानकारी के साथ किसी व्यक्ति को सौंपें। वही ज़िम्मेदार व्यक्ति ग्राहक को बताए कि आप जाँच कर रहे हैं और उसे जवाब कब मिलेगा।
मैसेज पहुँचने की जाँच और समीक्षा करें
हर आम प्रक्रिया से टेस्ट ऑर्डर दें और ट्रिगर, पाने वाले, भाषा, लिंक, समय क्षेत्र और मैसेज रोकने की शर्तें जाँचें। पक्का करें कि ऑर्डर रद्द होने या रिफ़ंड मिलने पर आगे के शिपिंग मैसेज रुक जाएँ। हर हफ़्ते न भेजे जा सके मैसेज और सही भेजे गए कुछ मैसेज की समीक्षा करें।
Pally का विकल्प
Pally कैसे मदद करता है
Pally कनेक्ट किए गए ईमेल और मैसेज में ग्राहकों के उन सवालों और डिलीवरी के बदलावों पर नज़र रखता है जिन पर आपका ध्यान चाहिए। यह संबंधित बातचीतों का सारांश बनाता है, ताज़ा स्थिति के आधार पर अपडेट लिखता है और उसे अभी या आपके चुने हुए समय पर भेजता है।
इनबॉक्स की ज़रूरी छँटाई
पूछें कि आपको कहाँ ध्यान देना है। Pally ढेर सारे मैसेज पढ़ता है, कुछ ज़रूरी चुनता है और जवाब सँभालता है।
रेसिपी देखेंबाद में कहें
Pally को बताएँ कि क्या भेजना है और कब। मैसेज ठीक उसी समय पहुँच जाएगा।
रेसिपी देखेंपार्सल ट्रैकर
आपके हर ऑर्डर पर एक ही जगह नज़र: डिलीवरी के लिए निकला हो, देर से चल रहा हो या आपके दरवाज़े पर रखा हो।
रेसिपी देखेंविकल्प
लोगों के इस्तेमाल किए जाने वाले दूसरे टूल
उपयुक्त विकल्प, जिनमें Pally जैसे कुछ काम करने वाले विकल्प भी शामिल हैं।
Shopify
Shopify उन विक्रेताओं के लिए सही है जो ऑर्डर की स्थिति रखने वाले बिक्री सिस्टम से ग्राहकों को ऑर्डर की सूचनाएँ भेजना चाहते हैं।
उत्पादन के खास चरणों और असामान्य मामलों को सँभालने के लिए अतिरिक्त कार्य-प्रक्रियाओं या सीधे संपर्क की ज़रूरत पड़ सकती है।
ShipStation
ShipStation उन कारोबारों के लिए सही है जो शिपिंग के काम और ग्राहकों को ट्रैकिंग की जानकारी देने की प्रक्रिया को करीब से जोड़ना चाहते हैं।
यह शिपमेंट डिलीवरी कंपनी की प्रक्रिया में आने से पहले आपके कारोबार में होने वाली खास देरी की वजह नहीं बता सकता।
Zapier
Zapier उन कारोबारों के लिए सही है जिन्हें ऑर्डर में होने वाले बदलावों को किसी अलग ईमेल, मैसेज या कामों वाले सिस्टम से कनेक्ट करना है।
कई सिस्टम वाले ऑटोमेशन की ध्यान से जाँच करनी होती है, और वे स्थिति का पुराना या आपस में मेल न खाने वाला डेटा आगे भेज सकते हैं।
सवाल
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
ऑर्डर में किन बदलावों पर ग्राहक को मैसेज भेजना चाहिए?
जब ग्राहक की उम्मीद या उसे करने वाला काम बदले, तब अपडेट भेजें। पुष्टि, शिपमेंट, देरी, डिलीवरी में दिक्कत, पिकअप के लिए तैयार होना, ऑर्डर रद्द होना और रिफ़ंड इसके आम उदाहरण हैं।
क्या देरी के मैसेज अपने-आप भेजे जाने चाहिए?
जब देरी की स्थिति की पुष्टि हो और अगला कदम पता हो, तो तथ्यात्मक सूचना अपने-आप भेजें। अस्पष्ट वजहों, बदले हुए वादों, रिफ़ंड और ग्राहकों के संवेदनशील मामलों को किसी व्यक्ति को सौंपें।
मैं एक ही अपडेट दोबारा भेजे जाने से कैसे रोकूँ?
हर घटना के लिए जानकारी का एक स्रोत सिस्टम और मैसेज का एक ज़िम्मेदार तय करें। ऑर्डर की हर घटना को अलग पहचान दें और जाँचें कि स्थिति का डेटा दो बार बदलने पर क्या होता है।
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