Hướng dẫn
Cách cập nhật đơn hàng và vận chuyển cho khách mà không phải làm thủ công
Gửi cập nhật cho khách từ các sự kiện đơn hàng thực tế: xác nhận, thay đổi trong sản xuất hoặc xử lý, gửi hàng, sự cố giao hàng và hoàn tất. Mỗi tin nhắn nên nêu điều gì đã thay đổi, bước tiếp theo là gì và khi nào khách có thể nhận cập nhật tiếp.
Lấy hệ thống bán hàng hoặc vận chuyển làm nguồn dữ liệu và chỉ tự động hóa những tin nhắn có dữ liệu trạng thái đã xác minh làm căn cứ. Chuyển các trường hợp chậm trễ, vấn đề địa chỉ và thông tin quét mã không rõ ràng cho người xử lý trước khi đưa ra cam kết.
Cách tiếp cận thực tế
Những việc cần làm
Lập danh sách sự kiện đơn hàng
Liệt kê những thay đổi trạng thái khách quan tâm, từ lúc nhận đơn đến khi giao hàng hoặc khách đến nhận. Với mỗi thay đổi, nêu hệ thống nguồn, điều kiện kích hoạt và sự kiện dự kiến tiếp theo. Bỏ các giai đoạn nội bộ không ảnh hưởng đến kế hoạch của khách, để không có nhiều hệ thống cùng gửi tin cho một thay đổi.
Viết mẫu tin đúng thực tế
Viết một mẫu tin đơn giản cho mỗi sự kiện, có tên khách, mã đơn hàng, trạng thái, bước tiếp theo, thời gian đã xác minh và cách nhận hỗ trợ. Dùng thông tin hãng vận chuyển và liên kết theo dõi từ hệ thống vận chuyển của bạn. Không hứa ngày giao hàng khi nguồn chỉ cho biết thời gian ước tính.
Tách luồng thông thường và luồng xử lý ngoại lệ
Cho phép các sự kiện thông thường đã xác minh tự động gửi tin. Chuyển đơn hàng bị đình trệ, trạng thái mâu thuẫn, vấn đề địa chỉ, vấn đề tồn kho và sự cố từ hãng vận chuyển cho người xử lý, kèm thông tin nguồn. Người phụ trách đó báo cho khách biết bạn đang kiểm tra và khi nào họ sẽ nhận được phản hồi.
Kiểm thử và kiểm tra việc gửi tin
Tạo đơn thử qua từng luồng phổ biến và kiểm tra điều kiện kích hoạt, người nhận, câu chữ, liên kết, múi giờ và điều kiện dừng. Xác nhận rằng việc hủy đơn hoặc hoàn tiền sẽ dừng các tin nhắn vận chuyển sau đó. Mỗi tuần, xem lại các lần gửi thất bại và một số tin gửi thành công.
Lựa chọn Pally
Pally giúp bạn thế nào
Pally theo dõi email và tin nhắn đã kết nối để tìm câu hỏi của khách và thay đổi giao hàng cần bạn xử lý. Pally tóm tắt các chuỗi trao đổi liên quan, soạn cập nhật từ trạng thái mới nhất và gửi ngay hoặc vào thời điểm bạn chọn.
Hộp thư, đã lọc ưu tiên
Hỏi xem việc gì cần bạn. Pally đọc cả chồng thư, chỉ ra vài thư quan trọng và xử lý việc trả lời.
Xem công thứcHẹn giờ nhắn
Cho Pally biết cần gửi gì và khi nào. Tin nhắn sẽ đến đúng thời điểm đó.
Xem công thứcTheo dõi kiện hàng
Mọi món bạn đã đặt, theo dõi cùng một nơi: đang đi giao, đến muộn hay đã nằm trước hiên nhà.
Xem công thứcCác lựa chọn
Những công cụ khác mọi người dùng
Các lựa chọn thay thế được đánh giá công bằng, kể cả những công cụ có chức năng trùng với Pally.
Shopify
Shopify phù hợp với người bán muốn gửi thông báo đơn hàng cho khách dựa trên hệ thống bán hàng đang lưu trạng thái đơn.
Các giai đoạn sản xuất riêng và việc xử lý ngoại lệ đặc thù có thể cần thêm quy trình hoặc liên hệ trực tiếp.
ShipStation
ShipStation phù hợp với doanh nghiệp muốn gắn kết chặt chẽ hoạt động vận chuyển với việc gửi thông tin theo dõi đơn cho khách.
Công cụ không thể giải thích những chậm trễ đặc thù của doanh nghiệp xảy ra trước khi kiện hàng vào quy trình của hãng vận chuyển.
Zapier
Zapier phù hợp với doanh nghiệp cần kết nối sự kiện đơn hàng với một hệ thống email, nhắn tin hoặc quản lý công việc riêng.
Các quy trình tự động hóa qua nhiều hệ thống cần được kiểm thử kỹ và có thể truyền tiếp dữ liệu trạng thái đã cũ hoặc mâu thuẫn.
Câu hỏi
Câu hỏi thường gặp
Những sự kiện đơn hàng nào nên được thông báo cho khách?
Gửi cập nhật khi điều khách hàng có thể kỳ vọng hoặc việc họ cần làm thay đổi. Các trường hợp thường gặp gồm xác nhận đơn, gửi hàng, chậm trễ, sự cố giao hàng, hàng sẵn sàng để nhận, hủy đơn và hoàn tiền.
Có nên tự động gửi tin nhắn báo chậm trễ không?
Tự động gửi thông báo đúng thực tế khi tình trạng chậm trễ đã được xác minh và đã biết bước tiếp theo. Chuyển các trường hợp chưa rõ nguyên nhân, thay đổi cam kết, hoàn tiền và tình huống nhạy cảm với khách hàng cho người xử lý.
Làm sao để tránh gửi cập nhật trùng lặp?
Chọn một hệ thống nguồn và một bên phụ trách gửi tin cho mỗi sự kiện. Gán mã định danh riêng cho từng sự kiện của đơn hàng và kiểm thử xem điều gì xảy ra khi dữ liệu trạng thái thay đổi hai lần.
Đọc tiếp