ガイド
気まずいメールを書かずに、未払いの請求を催促する方法
期限に沿った定型的な手順で未払い請求を催促し、請求書番号、金額、期限、支払いリンクを落ち着いた文面で伝えます。最初は見落としと考え、未払いが続けば徐々にはっきり伝えましょう。
事実を中心にし、請求の問題を伝えやすくします。気分ではなく通常の手順として送れば、一貫性によって気まずさをかなり減らせます。
実用的な取り組み方
やること
まず請求を確認する
正しい相手に届いたか、合意と一致するか、期限を過ぎたか、支払方法が使えるかを確認します。別経路で支払い、返金処理、異議が届いていないかも見ましょう。支払い済みや顧客が争っている請求の催促は、遅れた通知より関係を傷つけます。
最初は中立的に伝える
通常の見落としと考えた短い文面を送ります。請求書番号、期限、金額、支払いリンクか写しを添え、別の人に送るべきか聞きましょう。謝罪や請求の長い弁明は省き、案件に触れる自然な1文を入れると柔らかくなります。
催促の予定を決める
最初の連絡時に次の連絡日を決めます。2通目では支払日を聞き、その後は契約上の次の手順を伝えられます。入金や正当な異議があればすぐ止め、語調を変える前には必ず状況を確認しましょう。
解決方法を1つ示す
予定どおり払えない場合は、契約に沿う具体的な日付か書面の支払計画を求めます。承認が止まっているなら、買掛金担当の連絡先と不足している取引先書類を聞きましょう。変更はすべて文書で確認し、自分の資金繰りで耐えられる条件だけを受け入れます。
Pallyを使うなら
Pallyにできること
Pallyは、GmailやPallyのMacアプリ経由のiMessageで返事のないスレッドを見つけ、会話に沿って再連絡を下書きします。先に下書きを見せるので、まだ未払いか確認できます。送るよう指示すればすぐ送信します。次の連絡時期も知らせます。
選択肢
ほかによく使われるツール
Pallyと機能が重なるものも含めて、公平に紹介します。
Superhuman
Superhumanは、請求の再連絡にAI仕分けや下書きを使えるメールクライアントが欲しい創業者に向いています。
請求の会計処理ではなく、メールが中心です。
HubSpot
HubSpotは、顧客情報と一緒にCRM内で請求の再連絡を残したいチームに向いています。
CRMであり、請求の会計システムではありません。
手作業の請求管理表
手作業の管理表は、催促前に1人で確認できる少数の請求に向いています。
支払い状況と再連絡日は、担当者が手作業で更新する必要があります。
Fyxer
Fyxerは、整理された受信トレイと、支払いの再連絡用の下書きが欲しい創業者に向いています。
メールの作業を扱い、請求が支払い済みかどうかの確認はしません。
質問
よくある質問
最初の支払期限後のメールには何を書くべきですか？
未払いに見えることを伝え、請求書番号、金額、期限を繰り返し、支払いリンクか写しを添えます。請求に問題があるか、別の担当者がいるかも聞きましょう。
どのくらいの頻度で催促すべきですか？
支払方針で間隔を決め、一貫して使います。各メッセージに対応できる時間を相手に与え、次の日付は具体的に、自分の仕組みで見えるようにしましょう。
親しみのある催促をやめるのはいつですか？
繰り返しても入金も具体的な計画も出なければ、契約にある正式な手順へ進みます。法的な回収手続きは、地域と契約に合う助言を求めましょう。
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