Guida
Come tenere aggiornati i clienti su ordini e spedizioni senza farlo a mano
Invia aggiornamenti ai clienti a partire da eventi reali dell'ordine: conferma, cambiamenti nella produzione o nella lavorazione, spedizione, problemi di consegna e completamento. Ogni messaggio dovrebbe indicare cosa è cambiato, cosa succede dopo e quando il cliente può aspettarsi un altro aggiornamento.
Usa come fonte il tuo sistema di vendita o spedizione e automatizza solo i messaggi supportati da dati di stato verificati. Prima di fare una promessa, affida a una persona ritardi, problemi di indirizzo e scansioni di tracciamento poco chiare.
Un approccio pratico
Cosa fare
Mappa gli eventi dell'ordine
Elenca i cambiamenti di stato che interessano ai clienti, dall'accettazione dell'ordine alla consegna o al ritiro. Per ciascuno, indica il sistema di origine, l'evento di attivazione e il prossimo evento previsto. Elimina le fasi interne che non cambiano i piani del cliente, così più sistemi non inviano messaggi per un unico cambiamento.
Scrivi modelli basati sui fatti
Scrivi un modello semplice per ogni evento, con nome del cliente, riferimento dell'ordine, stato, prossimo passo, tempistiche verificate e modalità di contatto con l'assistenza. Usa il corriere e il link di tracciamento presenti nel tuo sistema di spedizione. Non promettere una data di consegna quando la fonte mostra solo una stima.
Separa i flussi normali dalle anomalie
Lascia che gli eventi ordinari verificati generino invii automatici. Affida a una persona ordini fermi, stati contrastanti, problemi di indirizzo, problemi di disponibilità e anomalie del corriere, allegando i dettagli della fonte. La persona responsabile comunica al cliente che state verificando e quando riceverà una risposta.
Testa e verifica l'invio
Effettua ordini di prova per ogni percorso comune e controlla evento di attivazione, destinatario, testo, link, fuso orario e condizioni di interruzione. Verifica che un annullamento o un rimborso blocchi i successivi messaggi di spedizione. Ogni settimana controlla gli invii non riusciti e un campione di quelli riusciti.
L'opzione Pally
Come ti aiuta Pally
Pally monitora email e messaggi collegati per individuare domande dei clienti e cambiamenti nelle consegne che richiedono il tuo intervento. Riassume le conversazioni rilevanti, prepara un aggiornamento in base allo stato più recente e lo invia subito o all'ora che scegli.
Posta in arrivo, priorità chiare
Chiedi cosa richiede la tua attenzione. Pally legge tutto, segnala i pochi messaggi che contano e gestisce le risposte.
Vedi la ricettaDillo più tardi
Di' a Pally cosa inviare e quando. Il messaggio arriva esattamente in quel momento.
Vedi la ricettaTraccia i pacchi
Tutto quello che hai ordinato, monitorato in un unico posto: in consegna, in ritardo o già davanti alla porta.
Vedi la ricettaOpzioni
Altri strumenti usati dalle persone
Alternative valide, anche con funzioni simili a quelle di Pally.
Shopify
Shopify è adatto ai commercianti che vogliono notifiche ai clienti sugli ordini generate dal sistema di vendita che ne conserva lo stato.
Le fasi di produzione personalizzate e la gestione di anomalie insolite possono richiedere flussi di lavoro aggiuntivi o un contatto personale.
ShipStation
ShipStation è adatto alle aziende che vogliono collegare strettamente le operazioni di spedizione e le comunicazioni ai clienti sul tracciamento.
Non può spiegare i ritardi specifici dell'attività che si verificano prima che una spedizione entri nel flusso del corriere.
Zapier
Zapier è adatto alle aziende che devono collegare gli eventi degli ordini a un sistema separato di email, messaggistica o gestione delle attività.
Le automazioni tra più sistemi richiedono test accurati e possono trasmettere dati di stato obsoleti o contrastanti.
Domande
Domande frequenti
Quali eventi dell'ordine meritano un messaggio al cliente?
Invia un aggiornamento quando cambiano le aspettative del cliente o le azioni che deve compiere. Conferma, spedizione, ritardo, problemi di consegna, disponibilità per il ritiro, annullamento e rimborso sono esempi comuni.
I messaggi sui ritardi dovrebbero essere automatici?
Automatizza un avviso basato sui fatti quando il ritardo è verificato e il passo successivo è noto. Affida a una persona le cause poco chiare, gli impegni modificati, i rimborsi e le situazioni delicate con i clienti.
Come evito gli aggiornamenti duplicati?
Scegli un unico sistema di riferimento e un unico responsabile dei messaggi per ogni evento. Assegna a ogni evento dell'ordine un identificativo univoco e verifica cosa succede quando i dati sullo stato cambiano due volte.
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