Panduan
Cara terus memberi kabar pesanan dan pengiriman kepada pelanggan tanpa melakukannya secara manual
Kirim kabar kepada pelanggan berdasarkan peristiwa pesanan yang benar-benar terjadi: konfirmasi, perubahan produksi atau pemrosesan, pengiriman, kendala pengantaran, dan penyelesaian. Setiap pesan harus menjelaskan apa yang berubah, apa langkah selanjutnya, dan kapan pelanggan bisa mengharapkan kabar berikutnya.
Gunakan sistem perdagangan atau pengirimanmu sebagai sumber dan otomatisasikan hanya pesan yang didukung data status terverifikasi. Serahkan keterlambatan, masalah alamat, dan pemindaian yang tidak jelas kepada petugas sebelum membuat janji.
Pendekatan praktis
Yang perlu dilakukan
Petakan peristiwa pesanan
Buat daftar perubahan status yang penting bagi pelanggan, dari pesanan diterima hingga diantar atau diambil. Untuk masing-masing, tentukan sistem sumber, pemicu, dan peristiwa berikutnya yang diharapkan. Hapus tahap internal yang tidak mengubah rencana pelanggan agar beberapa sistem tidak mengirim pesan untuk satu perubahan yang sama.
Tulis templat berdasarkan fakta
Tulis satu templat sederhana per peristiwa berisi nama pelanggan, referensi pesanan, status, langkah berikutnya, waktu yang sudah diverifikasi, dan cara menghubungi bantuan. Gunakan kurir dan tautan pelacakan dari sistem pengirimanmu. Jangan menjanjikan tanggal kedatangan jika sumber hanya menunjukkan perkiraan.
Pisahkan alur normal dan penanganan masalah
Biarkan peristiwa rutin yang terverifikasi mengirim pesan secara otomatis. Serahkan pesanan yang mandek, status yang bertentangan, masalah alamat, masalah stok, dan kendala kurir kepada petugas, beserta detail sumbernya. Penanggung jawab tersebut memberi tahu pelanggan bahwa masalah sedang diselidiki dan kapan mereka akan mendapat kabar lagi.
Uji dan audit pengiriman pesan
Buat pesanan uji melalui setiap alur yang umum dan periksa pemicu, penerima, isi pesan, tautan, zona waktu, dan kondisi penghentian. Pastikan pembatalan atau pengembalian dana menghentikan pesan pengiriman selanjutnya. Periksa pesan yang gagal terkirim dan sampel pesan yang berhasil setiap minggu.
Pilihan menggunakan Pally
Cara Pally membantu
Pally memantau email dan pesan yang terhubung untuk menemukan pertanyaan pelanggan dan perubahan pengiriman yang membutuhkanmu. Pally merangkum percakapan terkait, menyiapkan draf kabar berdasarkan status terbaru, lalu mengirimkannya sekarang atau pada waktu yang kamu pilih.
Kotak masuk, sudah dipilah
Tanya apa yang perlu perhatianmu. Pally membaca tumpukannya, menandai beberapa yang penting, dan menangani balasannya.
Lihat resepnyaKirim nanti
Beri tahu Pally apa yang mau dikirim dan kapan. Pesannya sampai tepat pada waktunya.
Lihat resepnyaPelacak paket
Semua pesananmu, dipantau di satu tempat: sedang diantar, terlambat, atau sudah di teras rumahmu.
Lihat resepnyaPilihan
Alat lain yang digunakan orang
Alternatif yang layak, termasuk yang fungsinya beririsan dengan Pally.
Shopify
Shopify cocok untuk penjual yang ingin notifikasi pesanan pelanggan dipicu oleh sistem perdagangan yang menyimpan status pesanan.
Tahap produksi khusus dan penanganan masalah yang tidak biasa mungkin memerlukan alur kerja tambahan atau kontak langsung.
ShipStation
ShipStation cocok untuk bisnis yang ingin operasional pengiriman dan komunikasi pelacakan kepada pelanggan terhubung erat.
ShipStation tidak bisa menjelaskan keterlambatan khusus bisnismu yang terjadi sebelum kiriman masuk ke alur kurir.
Zapier
Zapier cocok untuk bisnis yang perlu menghubungkan peristiwa pesanan dengan sistem email, pesan, atau tugas yang terpisah.
Otomatisasi lintas sistem memerlukan pengujian cermat dan bisa meneruskan data status yang sudah usang atau bertentangan.
Pertanyaan
Pertanyaan yang sering diajukan
Peristiwa pesanan apa yang perlu dikabarkan kepada pelanggan?
Kirim kabar saat ekspektasi pelanggan atau tindakan yang perlu mereka lakukan berubah. Contoh umumnya adalah konfirmasi, pengiriman, keterlambatan, kendala pengantaran, pesanan siap diambil, pembatalan, dan pengembalian dana.
Apakah pesan keterlambatan sebaiknya dikirim otomatis?
Otomatiskan pemberitahuan faktual saat status keterlambatan sudah terverifikasi dan langkah berikutnya sudah diketahui. Serahkan penyebab yang belum jelas, perubahan janji, pengembalian dana, dan situasi pelanggan yang sensitif kepada manusia.
Bagaimana cara mencegah pembaruan ganda?
Pilih satu sistem sumber dan satu penanggung jawab pesan untuk setiap peristiwa. Beri setiap peristiwa pesanan pengenal unik dan uji apa yang terjadi saat data status berubah dua kali.
Lanjut baca