गाइड
बिना स्प्रेडशीट के स्कूल के ईमेल, अनुमति फॉर्म और आखिरी तारीखों का ध्यान कैसे रखें
सबसे कम मेहनत वाला तरीका है कि Pally आपके लिए स्कूल के ईमेल पढ़े। यह कनेक्ट किए गए Gmail या Outlook और Google Classroom, Moodle व Brightspace जैसे स्कूल पोर्टल पढ़ता है, फिर हर काम का मैसेज भेजता है और उसकी आखिरी तारीख से पहले याद दिलाता है। खुद सँभालना चाहें, तो स्कूल की जानकारी तीन जगह रखें, जिनका काम अलग-अलग हो: मूल नोटिस के लिए ईमेल फोल्डर, करने वाले कामों की छोटी सूची और कार्यक्रमों के लिए साझा कैलेंडर। हर नोटिस को एक बार देखकर बच्चे का नाम, काम, ज़िम्मेदार व्यक्ति और आखिरी तारीख दर्ज करें, फिर मूल नोटिस को ज़रूरत पड़ने पर देखने के लिए रख लें।
स्प्रेडशीट आम तौर पर एक और जगह बन जाती है जिसे जाँचना पड़ता है। रोज़ इनबॉक्स देखने और हफ्ते में एक बार परिवार के साथ समीक्षा करने से अनुमति फॉर्म, भुगतान, थीम वाले दिन और समय में बदलाव का पता रहते-रहते चल जाता है, जब कुछ करने का समय बाकी हो।
एक व्यावहारिक तरीका
क्या करें
स्कूल के लिए एक इनबॉक्स बनाएँ
शिक्षकों, स्कूल ज़िले के प्रशासन, कोच और गतिविधियाँ चलाने वालों के मैसेज स्कूल के एक ही लेबल या फोल्डर में भेजें। कागज़ी नोटिस एक ट्रे में रखें और जब उन्हें साथ ले जाने की ज़रूरत हो, तो उनकी फोटो ले लें। इससे हर नोटिस बैग, स्क्रीनशॉट और दोनों अभिभावकों के इनबॉक्स में बिखरने के बजाय एक जगह आता है।
तय करें कि करना क्या है
हर नोटिस एक बार पढ़ें और काम तभी लिखें जब किसी को कुछ करना हो। बच्चे के नाम से शुरू करें, साफ़ लिखें कि क्या करना है, ज़िम्मेदार व्यक्ति का नाम दें और असली आखिरी तारीख दर्ज करें, जैसे “Maya: स्कूल ट्रिप के फॉर्म पर हस्ताक्षर करना, Alex, आखिरी तारीख गुरुवार।” काम के नोट्स में ईमेल या फोटो का लिंक जोड़ें।
तारीखें कैलेंडर में डालें
तय समय वाले कार्यक्रम, जैसे बैठकें, प्रस्तुतियाँ, जल्दी छुट्टी और बच्चे को लेने के समय में बदलाव, साझा पारिवारिक कैलेंडर में जोड़ें। फॉर्म और भुगतान को काम की सूची में रखें और आखिरी तारीख से पहले के रिमाइंडर लगाएँ। हर कार्यक्रम की शुरुआत बच्चे के नाम से करें, जगह और साथ लाने वाली चीज़ें लिखें, और मूल नोटिस का लिंक जोड़ें।
आज और अगले हफ्ते पर नज़र डालें
हफ्ते के हर कामकाजी दिन एक ही समय पर स्कूल का इनबॉक्स थोड़ा देख लें। हफ्ते में एक बार, आने वाले हफ्ते पर उन सभी बड़ों के साथ नज़र डालें जो लाने-ले जाने, फॉर्म या सामान की ज़िम्मेदारी सँभालते हैं, और पक्का करें कि हर बार बच्चे को लेने कौन जाएगा। इससे बहुत पहले बताई गई आखिरी तारीखें छूटती नहीं हैं और पूरी व्यवस्था का बोझ एक ही अभिभावक पर नहीं पड़ता।
Pally का विकल्प
Pally कैसे मदद करता है
Pally कनेक्ट किए गए Gmail या Outlook में स्कूल के वे ईमेल ढूँढ़ता है जिन पर कुछ करना है, Google Classroom, Moodle और Brightspace जैसे कनेक्ट किए गए स्कूल पोर्टल पढ़ता है, आने वाले काम आपकी सुबह का सारांश में शामिल करता है, रिमाइंडर लगाता है और कनेक्ट किए गए कैलेंडर में कार्यक्रम जोड़ता है। कोई भी ऐसी चीज़ भेजने, बुक करने या खरीदने से पहले यह आपसे पूछता है जिसके लिए आपने पहले से कहा या मंज़ूरी नहीं दी है।
इनबॉक्स की ज़रूरी छँटाई
पूछें कि आपको कहाँ ध्यान देना है। Pally ढेर सारे मैसेज पढ़ता है, कुछ ज़रूरी चुनता है और जवाब सँभालता है।
रेसिपी देखेंसुबह का सारांश
सुबह का एक छोटा-सा सारांश, जिसमें ज़रूरी बातें हों: आपका दिन, आपका इनबॉक्स और वे काम जो आपने कहा था कि आप करेंगे।
रेसिपी देखेंहर काम का हिसाब
व्यस्त थ्रेड में दबा हर "क्या तुम…" एक ऐसा काम बन जाता है जिसे Pally ट्रैक करता है। कुछ भी छूटता नहीं।
रेसिपी देखेंदोस्ताना तक़ाज़ा
जो काम आप टालते रहते हैं, वह Pally को सौंप दें। वह न खुद भूलेगा, न आपको भूलने देगा।
रेसिपी देखेंविकल्प
लोगों के इस्तेमाल किए जाने वाले दूसरे टूल
उपयुक्त विकल्प, जिनमें Pally जैसे कुछ काम करने वाले विकल्प भी शामिल हैं।
Ollie
Ollie उन परिवारों के लिए ठीक है जो सिर्फ मैसेज पर चलने वाला असिस्टेंट चाहते हैं, जो Gmail या Outlook में स्कूल के ईमेल पढ़े, Google या Apple कैलेंडर पर नज़र रखे, और रिमाइंडर व रोज़ के सारांश भेजे।
स्कूल के ईमेल अपने-आप पढ़ने की इसकी सुविधा Gmail और Outlook तक सीमित है, जबकि कागज़ी नोटिस की जानकारी अब भी खुद देनी पड़ती है।
Sense
Sense उन परिवारों के लिए ठीक है जो फॉरवर्ड किए गए स्कूल और खेल के ईमेल को साझा पारिवारिक कैलेंडर में बदलना चाहते हैं।
फॉर्म, भुगतान और दूसरे कामों के लिए अब भी काम की सूची चाहिए, क्योंकि इसका बताया गया तरीका मुख्य रूप से कैलेंडर में जानकारी जोड़ने पर केंद्रित है।
Nori
Nori उन परिवारों के लिए ठीक है जो बोलकर, फोटो से या ईमेल के ज़रिए स्कूल की जानकारी परिवार की चीज़ें व्यवस्थित रखने वाले ऐप में दर्ज करना चाहते हैं।
उस ऐप में कोई नोटिस दर्ज कराने के लिए परिवार को हर नोटिस इनमें से किसी एक तरीके से भेजना पड़ता है।
Todoist
Todoist उन अभिभावकों के लिए ठीक है जो फॉर्म, भुगतान, सामान और आगे की पूछताछ के लिए साझा काम चाहते हैं, जिनकी ज़िम्मेदारी किसी को सौंपी जा सके।
हर ज़रूरी ईमेल या कागज़ी नोटिस को अब भी किसी न किसी को एक साफ़ काम में बदलना पड़ता है।
Saner
Saner उन अभिभावकों के लिए ठीक है जो ईमेल, नोट्स और काम की सूची एक ही जगह चाहते हैं।
परिवार को अब भी तय करना पड़ता है कि स्कूल के नोटिस और फॉर्म किसे और कैसे सौंपे जाएँगे।
सवाल
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
स्कूल के न्यूज़लेटर का क्या करूँ?
मूल प्रति स्कूल के फोल्डर में रखें, लेकिन काम या कार्यक्रम सिर्फ उसी जानकारी के लिए बनाएँ जिससे आपके परिवार को कुछ अलग करना पड़े। रोज़ की जाँच के बाद बाकी को आर्काइव कर दें।
दोनों अभिभावक एक ही काम दो बार करने से कैसे बचें?
काम की एक साझा सूची इस्तेमाल करें और हर काम की ज़िम्मेदारी किसी एक व्यक्ति को दें। दूसरा बड़ा व्यक्ति बिना उसकी दूसरी कॉपी बनाए या यह मान लिए कि पहले व्यक्ति ने काम कर दिया है, उस काम को देख सकता है।
अनुमति फॉर्म कहाँ रखें?
बिना हस्ताक्षर वाले कागज़ी फॉर्म एक ट्रे में रखें और डिजिटल फॉर्म साझा काम की सूची में लिंक के साथ रखें। काम को पूरा तभी चिह्नित करें जब फॉर्म जमा या वापस कर दिया गया हो।
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