Hướng dẫn
Cách theo dõi email của trường, giấy đồng ý và hạn chót mà không cần bảng tính
Cách ít tốn công nhất là để Pally đọc thư của trường thay bạn. Pally đọc Gmail hoặc Outlook đã kết nối cùng các cổng thông tin trường học như Google Classroom, Moodle và Brightspace, rồi nhắn bạn từng việc cần làm kèm lời nhắc trước hạn. Nếu tự quản lý, hãy lưu thông tin của trường ở ba nơi với vai trò riêng: thư mục email để giữ thông báo gốc, danh sách ngắn cho việc cần làm và lịch chung cho sự kiện. Xử lý mỗi thông báo một lần, ghi tên con, việc cần làm, người phụ trách và hạn chót, rồi giữ bản gốc để tham khảo.
Bảng tính thường chỉ trở thành thêm một nơi phải kiểm tra. Rà soát hộp thư hằng ngày và cùng gia đình xem lại mỗi tuần giúp bạn nắm được giấy đồng ý, khoản cần đóng, ngày theo chủ đề và thay đổi lịch khi vẫn còn kịp xử lý.
Cách tiếp cận thực tế
Những việc cần làm
Tạo một hộp thư cho việc học
Chuyển thư từ giáo viên, học khu, huấn luyện viên và người phụ trách hoạt động vào cùng một nhãn hoặc thư mục dành cho việc học. Để thông báo giấy trong một khay và chụp ảnh khi cần mang theo. Như vậy, mọi thông báo đều về một nơi thay vì rải rác trong ba lô, ảnh chụp màn hình và hộp thư của cả bố lẫn mẹ.
Tách ra việc cần làm
Đọc mỗi thông báo một lần và chỉ tạo công việc khi có người cần hành động. Bắt đầu bằng tên con, dùng động từ rõ ràng, chỉ định người phụ trách và chép đúng hạn chót, chẳng hạn “Maya: ký giấy đồng ý đi tham quan, Alex, hạn thứ Năm.” Gắn liên kết email hoặc ảnh vào ghi chú công việc.
Đưa các mốc thời gian vào lịch
Thêm các sự kiện có giờ cụ thể như họp phụ huynh, biểu diễn, tan học sớm và thay đổi giờ đón vào lịch chung của gia đình. Giữ việc nộp giấy tờ và đóng tiền trong danh sách việc cần làm, kèm lời nhắc trước hạn. Bắt đầu tên mỗi sự kiện bằng tên con, thêm địa điểm, đồ cần mang và liên kết đến thông báo gốc.
Xem lại hôm nay và tuần tới
Dành ít phút rà soát hộp thư việc học vào cùng một giờ mỗi ngày trong tuần làm việc. Mỗi tuần một lần, cùng tất cả người lớn phụ trách đưa đón, giấy tờ hoặc đồ dùng xem lịch tuần tới và xác nhận ai phụ trách từng lần đón. Cách này giúp bạn không bỏ lỡ hạn chót được báo từ lâu và tránh để một người phải gánh toàn bộ việc quản lý.
Lựa chọn Pally
Pally giúp bạn thế nào
Pally tìm những email từ trường cần xử lý trong Gmail hoặc Outlook đã kết nối, đọc các cổng thông tin trường học đã kết nối như Google Classroom, Moodle và Brightspace, đưa những việc sắp đến hạn vào bản tin buổi sáng, đặt lời nhắc và thêm sự kiện vào các lịch đã kết nối. Pally hỏi ý kiến bạn trước khi gửi, đặt chỗ hay mua bất cứ thứ gì bạn chưa yêu cầu hoặc phê duyệt.
Hộp thư, đã lọc ưu tiên
Hỏi xem việc gì cần bạn. Pally đọc cả chồng thư, chỉ ra vài thư quan trọng và xử lý việc trả lời.
Xem công thứcBản tin buổi sáng
Bản tin buổi sáng ngắn gọn về những điều quan trọng: lịch trong ngày, hộp thư và những việc bạn đã hứa làm.
Xem công thứcGhi nhận việc cần làm
Mỗi lời nhờ “bạn có thể…” bị vùi trong luồng trò chuyện nhộn nhịp đều thành việc được Pally theo dõi. Không bỏ sót việc nào.
Xem công thứcNgười bạn hay nhắc
Giao cho Pally việc bạn cứ trì hoãn. Pally không quên, và cũng không để bạn quên.
Xem công thứcCác lựa chọn
Những công cụ khác mọi người dùng
Các lựa chọn thay thế được đánh giá công bằng, kể cả những công cụ có chức năng trùng với Pally.
Ollie
Ollie phù hợp với gia đình muốn có trợ lý chỉ dùng tin nhắn để đọc email của trường trong Gmail hoặc Outlook, theo dõi lịch Google hoặc Apple, gửi lời nhắc và bản tin hằng ngày.
Tính năng tự đọc email của trường hỗ trợ Gmail và Outlook, còn thông báo giấy vẫn cần nhập thủ công.
Sense
Sense phù hợp với gia đình muốn chuyển tiếp email về trường học và thể thao để tạo lịch chung cho gia đình.
Giấy tờ, khoản cần đóng và các việc khác vẫn cần danh sách công việc vì quy trình được mô tả của Sense tập trung vào các mục trên lịch.
Nori
Nori phù hợp với gia đình muốn đưa thông tin trường học vào công cụ quản lý gia đình bằng giọng nói, ảnh hoặc email.
Gia đình phải gửi từng thông báo qua một trong những cách đó để thông báo được đưa vào công cụ quản lý.
Todoist
Todoist phù hợp với phụ huynh muốn có các công việc được chia sẻ và phân công rõ người phụ trách cho giấy tờ, khoản cần đóng, đồ dùng và việc cần theo sát.
Vẫn cần có người chuyển từng email hoặc thông báo giấy liên quan thành công việc rõ ràng.
Saner
Saner phù hợp với phụ huynh muốn có email, ghi chú và danh sách việc cần làm trong cùng một không gian làm việc.
Gia đình vẫn cần quy tắc bàn giao thông báo và giấy tờ của trường.
Câu hỏi
Câu hỏi thường gặp
Bạn nên xử lý bản tin của trường thế nào?
Giữ bản gốc trong thư mục của trường, nhưng chỉ tạo việc cần làm hoặc sự kiện cho những thông tin làm thay đổi việc gia đình bạn cần thực hiện. Lưu trữ phần còn lại sau lượt kiểm tra hằng ngày.
Làm sao để bố mẹ không cùng làm trùng một việc?
Dùng một danh sách việc cần làm chung và giao mỗi việc cho một người phụ trách. Người lớn còn lại có thể xem việc đó mà không cần tạo bản sao hay mặc định rằng người kia đã xử lý.
Nên để phiếu xin phép ở đâu?
Để phiếu giấy chưa ký vào một khay cố định, còn biểu mẫu điện tử thì đưa vào danh sách việc cần làm chung kèm đường liên kết. Chỉ đánh dấu hoàn thành sau khi biểu mẫu đã được nộp hoặc gửi trả.
Đọc tiếp