מדריך
עוזר הנהלה, עוזר וירטואלי או עוזר AI: מה כדאי למייסדי חברות לגייס
כדאי לגייס עוזר הנהלה כשהעבודה דורשת שיקול דעת מתמשך, אמון, היכרות עם מערכות יחסים וסמכות לאורך יום שמשתנה כל הזמן. עוזר וירטואלי מתאים כשאפשר להגדיר משימות חוזרות לביצוע מרחוק ולנהל את התהליך. עוזר AI מתאים לעבודה דיגיטלית מהירה כמו סיכומים, טיוטות, תזכורות, מחקר ומעקב שוטף שאפשר לבדוק.
בצד של ה-AI, כדאי להתחיל עם Pally: הוא חינמי, עובד דרך ההודעות שלך ומטפל בסיכומים, בתיבת הדואר, בתזכורות, במחקר, בהזמנות ובשיחות טלפון לעסקים. כדאי לבחון את העבודה במשך שבועיים, להעביר ל-Pally את המשימות החוזרות ולגייס אדם לעומס שנותר ודורש הרבה שיקול דעת.
גישה מעשית
מה לעשות
מיפוי העבודה בפועל
במשך שבועיים של עבודה, יש לתעד כל משימה מנהלתית: תיאום פגישות, תיבת דואר, מעקב, נסיעות, מחקר, הכנה לפגישות, הוצאות, ספקים וסידורים. יש לרשום את הזמן, התדירות, המערכות שבהן משתמשים ומחיר העיכוב. קיבוץ משימות לפי התוצאה שלהן גם חושף עבודה שאפשר לבטל לפני שמישהו יבצע אותה שוב.
הפרדה בין שיקול דעת לחזרתיות
יש לסמן משימות שדורשות תקשורת רגישה, שינויי סדרי עדיפויות, משא ומתן או ייצוג שלך; באלה יש יתרון לעוזר הנהלה. מחקר מוגדר, הזנת נתונים, ביצוע הזמנות ומעקב אחר תהליכים מתאימים לעוזר וירטואלי, וסיכומים, טיוטות, תזכורות ומעקב מתאימים ל-AI. כדאי לבדוק משימות גבוליות, כי גם משימה חוזרת יכולה להסתיר מקרה חריג.
בחירת רמת האחריות
צריך לבחור אם רוצים אדם שייקח אחריות על התוצאות, עובד מרחוק שיפעל לפי נהלים, או תוכנה שתבצע הוראות. עוזר הנהלה צובר היכרות עם ההקשר וגם יודע לערער כשצריך, אבל דורש גיוס קפדני ואמון. AI מהיר ועקבי במשימות שבהן הוא תומך, אבל האחריות על הרשאות ועל החלטות שדורשות שיקול דעת נשארת אצלך.
תקופת ניסיון עם מדדים
כדאי להתחיל בקבוצת משימות מוגדרת ולהשוות לאורך שבועות עבודה בפועל את הזמן שהתפנה, השגיאות, זמן התגובה והמאמץ הניהולי, כולל מקרים חריגים. לפני מתן גישה לאימייל, לקבצים, ליומנים, לכסף ולנתוני לקוחות, יש לבדוק אותה. תקופת הניסיון מראה אם העזרה מפחיתה את העומס שלך או הופכת אותו לעבודת פיקוח.
האפשרות של Pally
איך Pally עוזר
Pally עובד דרך ההודעות שלך, עם גישה למייל, ליומן, ל-Slack, ל-WhatsApp, לסיכומי פגישות ולמסמכים שחיברת, וגם לאינטרנט. הוא מטפל בסיכומים, תזכורות, מחקר, טיוטות ומשימות באינטרנט, ומתקשר לעסקים בשבילך. אדם עדיין יהיה הבחירה החזקה יותר כשהתפקיד דורש הפעלת שיקול דעת בשמך ואחריות על קשרים לאורך היום.
סיכום בוקר
סיכום בוקר קצר עם מה שחשוב: היום שלך, תיבת המייל והדברים שהבטחת לעשות.
למתכוןתדריכים לפני פגישות
להגיע עם תמונה ברורה של המשתתפים, ההיסטוריה שלכם ומה שעוד פתוח, בלי לעשות שיעורי בית.
למתכוןלהתקשר ל-Pally
אפשר להתקשר ל-Pally למספר שאליו שולחים הודעות, או למספר הייעודי שלו. מחייגים מהאוטו ופשוט מדברים.
למתכוןאפשרויות
כלים נוספים שאנשים משתמשים בהם
חלופות ראויות, כולל כאלה שחופפות ל-Pally.
BELAY
BELAY מתאימה למייסדי חברות שמחפשים שירות מנוהל של עוזר וירטואלי, במקום לחפש לבד נותן שירות עצמאי.
גם אדם שעובד מרחוק צריך חפיפה, האצלת משימות ברורה, בקרות גישה ומשוב קבוע.
Orchid
Orchid מתאימה למייסדי חברות שרוצים עוזר שפועל דרך הודעות לסיכומי בוקר, טיוטות תשובה וקביעת פגישות.
היא מנסחת תשובות לאישור שלך, ולא שולחת אותן בעצמה.
Hey Noah
Hey Noah מתאימה למייסדי חברות שרוצים לטפל בתיאום פגישות, בחילוץ משימות לביצוע ובשיחות טלפון דרך אימייל או הודעות.
הגישה היא בהזמנה בלבד, והמחירים לא פורסמו.
Lindy
Lindy מתאים למייסדים שעיקר העזרה שהם צריכים מתמקד בתיבות דואר, תיאום פגישות, הכנה לפגישות, סיכומי פגישות ומעקב.
האוטומציה שלו ממוקדת בעבודה, ולא מחליפה שיקול דעת אנושי, אחריות על קשרים או תמיכה רחבה פנים אל פנים.
להשוואה בין Pally ל-LindyInstinct
Instinct מתאים למייסדים שרוצים עוזר AI אישי דרך iMessage, WhatsApp או הטלפון, שיכול לבצע הזמנות, לקנות, לבטל ולהתכתב.
הוא חינמי, אבל הגישה לבטא הסגורה שלו מתחילה ברשימת המתנה, ולפי תנאי השימוש שלו ייתכן שחלק מהתכונות יהיו בתשלום.
להשוואה בין Pally ל-Instinctשאלות
שאלות נפוצות
האם עוזר AI יכול להחליף עוזר הנהלה?
AI יכול לכסות חלק מהעבודה, במיוחד סיכומים, תזכורות, טיוטות, ניטור ופעולות שנתמכות במערכת. הוא לא מספק את שיקול הדעת האנושי הרחב, האחריות על קשרים והאחריות לתוצאות שמספק עוזר הנהלה טוב.
מה ההבדל בין עוזר וירטואלי לעוזר הנהלה?
עוזר וירטואלי בדרך כלל מבצע מרחוק משימות או תהליכים מוגדרים. עוזר הנהלה נוטה יותר לקחת אחריות על סדרי עדיפויות, לצפות צרכים מראש, לנהל מידע רגיש ולייצג את המנהל במצבים משתנים.
אפשר לשלב בין האפשרויות האלה?
כן. אפשר להשתמש ב-AI לעבודה חוזרת שנתמכת במערכת, בעוזר וירטואלי לתהליכים מתועדים ולמקרים חריגים, ובעוזר הנהלה לתיאום שדורש שיקול דעת רב, כשהיקף העבודה מצדיק את התפקיד.
להמשך קריאה