Guide
Comment tenir vos clients informés des commandes et des expéditions sans le faire à la main
Informez vos clients à partir d’événements réels de la commande : confirmation, changement de production ou de traitement, expédition, incident de livraison et finalisation. Chaque message doit préciser ce qui a changé, la suite et le moment où le client peut attendre de nouvelles informations.
Utilisez votre système de commerce ou d’expédition comme source et automatisez uniquement les messages fondés sur des statuts vérifiés. Confiez les retards, problèmes d’adresse et scans peu clairs à une personne avant de faire une promesse.
Une approche pratique
La marche à suivre
Recensez les événements de la commande
Listez les changements de statut qui comptent pour les clients, de l’acceptation de la commande à la livraison ou au retrait. Pour chacun, indiquez le système source, le déclencheur et le prochain événement attendu. Écartez les étapes internes qui ne changent rien aux projets du client, pour que plusieurs systèmes ne déclenchent jamais de messages pour un seul changement.
Rédigez des modèles factuels
Rédigez un modèle simple par événement avec le nom du client, la référence de commande, le statut, la prochaine étape, le délai vérifié et un moyen de joindre l’assistance. Utilisez le transporteur et le lien de suivi de votre système d’expédition. Ne promettez pas de date de livraison si la source n’affiche qu’une estimation.
Séparez les cas courants des exceptions
Laissez les événements courants vérifiés déclencher automatiquement les envois. Confiez les commandes bloquées, statuts contradictoires, problèmes d’adresse, problèmes de stock et incidents de transport à une personne, en joignant les détails de la source. Cette personne indique au client que vous examinez le problème et quand il aura une réponse.
Testez et contrôlez les envois
Passez des commandes de test pour chaque parcours courant et vérifiez le déclencheur, le destinataire, la formulation, les liens, le fuseau horaire et les conditions d’arrêt. Confirmez qu’une annulation ou un remboursement bloque les messages d’expédition suivants. Vérifiez chaque semaine les échecs d’envoi et un échantillon des envois réussis.
L’option Pally
Comment Pally vous aide
Pally surveille vos e-mails et messages connectés pour repérer les questions clients et les changements de livraison qui nécessitent votre intervention. Il résume les fils concernés, prépare un message à partir du dernier statut et l’envoie maintenant ou à l’heure de votre choix.
Vos e-mails, triés
Demandez ce qui mérite votre attention. Pally lit tout, repère l’essentiel et gère les réponses.
Voir la recetteDites-le plus tard
Dites à Pally quoi envoyer et quand. Le message arrive à l’instant prévu.
Voir la recetteSuivi des colis
Toutes vos commandes suivies au même endroit : en cours de livraison, en retard ou déjà devant votre porte.
Voir la recetteOptions
D’autres outils utilisés
Des alternatives pertinentes, y compris celles qui proposent des fonctions similaires à celles de Pally.
Shopify
Shopify convient aux commerçants qui veulent envoyer des notifications de commande aux clients depuis le système de commerce qui détient le statut de la commande.
Les étapes de production personnalisées et la gestion des exceptions inhabituelles peuvent nécessiter des processus supplémentaires ou un contact direct.
ShipStation
ShipStation convient aux entreprises qui veulent lier étroitement les opérations d’expédition et les communications de suivi aux clients.
Il ne peut pas expliquer les retards propres à votre activité qui surviennent avant la prise en charge de l’envoi par le transporteur.
Zapier
Zapier convient aux entreprises qui doivent connecter les événements des commandes à un système distinct d’e-mail, de messagerie ou de tâches.
Les automatisations entre plusieurs systèmes demandent des tests rigoureux et peuvent transmettre des statuts obsolètes ou contradictoires.
Questions
Questions fréquentes
Quels événements d’une commande méritent un message au client ?
Envoyez une mise à jour lorsque les attentes du client ou l’action qu’il doit effectuer changent. Confirmation, expédition, retard, incident de livraison, commande prête à retirer, annulation et remboursement sont des exemples courants.
Faut-il automatiser les messages de retard ?
Automatisez un avis factuel lorsque le retard est confirmé et que la prochaine étape est connue. Confiez à une personne les causes incertaines, les engagements révisés, les remboursements et les situations clients sensibles.
Comment éviter les mises à jour en double ?
Choisissez un seul système source et un seul responsable des messages pour chaque événement. Attribuez un identifiant unique à chaque événement de commande et testez ce qui se passe lorsque les données de statut changent deux fois.
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